Verslo memorandumas arba memorandumas yra vienas iš paprasčiausių būdų informuoti kolegas ir darbuotojus apie artėjantį susitikimą. Efektyvus pranešimas apie susirinkimą aiškiai, glaustai ir profesionaliai pateiks pagrindinę susitikimo informaciją.
Reikalinga informacija
- Laikykitės bendro keturių taškų formato antraštėje, į kurią turėtų būti įtraukta Į, Nuo, Data ir Tema savo darbuotojų susitikimo aplinkraštyje _._ Lauke „To“ turėtų būti visi, kurie yra pakviesti į susitikimą. „Iš“ bus nurodytas jūsų vardas ir pavardė. Pranešimo pateikimo data - jos platinimo diena. Parašykite, ką atmintinė yra apie lauką „Tema“, pvz., „Vadovų susitikimas 2019 m. Rugpjūčio 15 d.“.
- Nurodykite susitikimo tikslą atidarymo dalyje kartu su visa pagrindine svarbia informacija, įskaitant laiką ir vietą. Pavyzdžiui, „Susitikimo tikslas - aptarti persvarstytą darbuotojų skatinimo planą. Posėdis prasidės 15.00 val. pagrindinėje konferencijų salėje ir trunka vieną valandą. Visi vadovai ir prižiūrėtojai privalo dalyvauti. "
- Pateikite, kas bus padengta, santrauką susitikimo metu atmintyje. Jei įmanoma, saugokite informacijos santrauką; palikite išsamią informaciją aptarti faktiniame posėdyje. Pavyzdžiui, „Jūsų atsiliepimų dėka, 2019 m. Rugsėjo 1 d. Kompanija pradės taikyti persvarstytą darbuotojų skatinimo planą. Naujasis planas atlygins pardavimų komandas, o ne tik asmenis, kai jie atitinka savo mėnesinius ir ketvirčio tikslus. Mes pripažįstame mūsų pardavimų personalo, dirbančio komandose, naudą ir tikimės skatinti šią tendenciją finansinėmis paskatomis. “
Patarimai
-
Visa informacija pranešime turėtų būti svarbi susitikimui. Venkite įtraukti informaciją, susijusią su bet kokiais su įmonėmis susijusiais klausimais, kurie nebus aptarti susirinkime.
Prieš susitikimą
- Informuokite apie tai pranešimo gavėjus, jei jie turi parengti bet kokiu būdu ar skaityti medžiagą prieš dalyvaudami susitikime. Pvz., Pavyzdys gali būti: „Kiekvienam iš jų bus išsiųstas patikslintas skatinimo plano formatas ir politika iki dienos pabaigos. Prašome peržiūrėti dokumentus prieš laiką, todėl būsite pasirengę aptarti turinį ir paprašyti paaiškinimų, kur tai reikalinga. “
- Pakvieskite kviestinius asmenis, kai bus išdalinta susitikimo darbotvarkė. Pavyzdžiui: „Išplatinsiu darbotvarkę el. Paštu ne vėliau kaip prieš 24 valandas iki susitikimo. Prašome peržiūrėti darbotvarkę gavus.“
- Paprašykite pakviestų jus nedelsiant informuoti, jei jie negali dalyvauti susitikime, todėl galite suplanuoti laiką peržiūrėti informaciją su jais. Net jei siunčiate privalomą posėdžio pranešimą, kai kurie darbuotojai ar kviestiniai asmenys gali būti atostogauti ar išvykti iš miesto darbo kelionėje.
Patarimai
-
Pakvieskite pakviestus asmenis žinoti, ar esate pasirengę atsakyti į klausimus apie susitikimo temą iš anksto arba jei visi paaiškinimai turėtų būti sprendžiami tikruose susitikimuose. Pateikite kontaktinio telefono numerį arba el.
