Darbotvarkės formuoja susitikimo lūkesčius. Naudojant darbotvarkės šabloną pateikiama standartizacija ir oficialus direktoriaus posėdžio formatas. Susitikimų planavimas rodo profesionalumą ir pasirengimą, reikalingą sklandžiam susitikimui. Darbotvarkės platinimas dieną ar dvi prieš susitikimą leis pakviestiems dalyviams parengti ir numatyti susitikimų pristatymus ir diskusijas. Režisieriui dažnai yra užimtas tvarkaraštis su mažai laiko rūšiuoti per sudėtingus dokumentus. Kuo lengviau galite padaryti darbotvarkės formatą, tuo lengviau bus nustatyti direktorių ir padėjėjų susitikimo tikslą, vietą ir temas.
Sukurkite savo direktoriaus susitikimo darbotvarkę teksto apdorojimo programoje, pvz., „Microsoft Word“. „Word“ yra programa, kurią dauguma gali pasiekti ir pateikia keletą atsisiunčiamų susitikimų darbotvarkės šablonų, kuriuos galite naudoti kaip pradinį tašką. Galite pritaikyti darbotvarkę su įmonės logotipu ir pavadinimu.
Į darbotvarkės antraštę įveskite susitikimo pavadinimą, datą, laiką, vietą ir konferencijų skambučio informaciją. Pateikite informaciją aiškiai, puslapio viršuje ir centre, kad pakviestieji aiškiai žinotų, kaip ir kada pasiekti susitikimą. Taip pat galbūt norėsite įtraukti kvietimų ir koordinatorių sąrašą, nes tai leidžia patalpoje.
Prašyti darbotvarkės temų iš dalyvaujančių direktorių. Prieš savaitę iki posėdžio išsiųskite el. Laišką ir paprašykite darbotvarkės temų. Išvardykite darbotvarkės temas, kaip planuojate pristatyti kiekvieną temą. Šablone nurodykite kiekvieną darbotvarkės punktą pagal numerį kairėje pusėje ir asmens, atsakingo už diskusijos vedimą temos dešinėje, pavadinimą. Jei laikas yra ribotas, galbūt norėsite priskirti laiko rėmus kiekvienai temai, išvardydami juos šalia darbotvarkės elemento.
Išvardykite „Kitas žingsnis“ ir „Kiti elementai“ kaip paskutinius du darbotvarkės punktus. Tai leis jūsų susitikimui susitarti su bet kokiais veiksmų plano elementais ir kitomis temomis, kurios gali būti oficialiai neįtrauktos į darbotvarkę.
Patarimai
-
Naudokite tą patį darbotvarkės formą vėlesniems direktoriaus susitikimams. Direktoriai įpratę žiūrėti į darbotvarkės formatą ir lengvai peržiūrėti susitikimo duomenis ir temas. Įsitikinkite, kad jūsų darbotvarkės yra nesudėtingos, turi daug vietos tarp eilučių ir aiškiai parodyti dokumento tikslą ir susirinkimo priežastis.
