Susitikimai gali būti produktyviausia jūsų dienos dalis arba pilnas laiko švaistymas. Viskas priklauso nuo posėdžio struktūros ir vadovo, atliekančio susitikimą, įgūdžių. Jei jūsų darbas yra sukurti susitikimą, vienas iš svarbiausių tikslų yra sukurti darbotvarkę. Tinkamas ženklinimas posėdžio darbotvarkės klausimais yra labai svarbus, nes šie darbotvarkės klausimai nustato posėdžio tonas ir padeda išlaikyti diskusijas.
Pažymėkite darbotvarkės punktą kaip „informacinį“, jei jo tikslas yra pateikti kitų susitikimo dalyvių pagrindą. Pavyzdžiui, projekto komandos nariui gali tekti paaiškinti siūlomų programinės įrangos pakeitimų apimtį pradiniame susitikimo susitikime. Šis susitikimo darbotvarkės punktas yra informacinis. Dalyviai neprivalo sutikti ar nesutikti su šiuo klausimu; jie tiesiog turi įsisavinti informaciją.
Sukurti patariamųjų posėdžių darbotvarkes klausimais, dėl kurių reikia diskutuoti, tačiau tikimasi, kad jie nebus išspręsti posėdyje. Patariamosios darbotvarkės klausimai suteikia dalyviams galimybę pasidalinti savo problemomis ir pateikti savo nuomonę apie svarstomus klausimus. Pavyzdžiui, susitikime apie siūlomą kompiuterinės įrangos atnaujinimą gali būti kelios patariamosios darbotvarkės temos, įskaitant aptariamų techninės įrangos sprendimų aptarimą. Projekto vadovas gali trumpai apžvelgti kiekvieną siūlomą sprendimą, po kurio vyksta diskusijos su likusiais posėdžio dalyviais.
Pažymėkite susitikimo darbotvarkės punktą kaip „problemų sprendimo būdą“, jei jo tikslas yra iš tikrųjų susirasti sprendimą. Ši etiketė yra pagrįsta planuojamo susitikimo tikslu. Darbotvarkės klausimas gali būti pažymėtas kaip patariamoji informacija viename susitikime ir problemos sprendimas, kai projektas prasideda nuo pradžios iki rezoliucijos. Pavyzdžiui, patariamosios darbotvarkės klausimas dėl techninės įrangos pasirinkimo galėtų būti sprendžiamas kitame posėdyje, kai dalyviai bus paprašyti iš tikrųjų pasirinkti aparatinės įrangos sprendimą.
Sukurkite susitikimo darbotvarkės punktą, pavadintą „pagalbos prašymas“, jei jo tikslas yra paprašyti kitų susitikimo dalyvių pagalbos. Šie elementai gali būti tolesni susitikimai kitam posėdžiui, kai kiekvienas projekto komandos narys pateikia atnaujintą informaciją ir pateikia likusios komandos informaciją apie projekto būklę.
