Pranešimai apie incidentus - tai ataskaitos, kuriose, paprastai draudimo tikslais, įmonės viduje atsiranda neįprastas įvykis. Neįprastas įvykis gali būti bet koks dalykas, kuris, kaip manoma, neįvyks per darbo dieną. Svarbu, kad pranešimai apie incidentus būtų surašyti kuo greičiau po incidento ir pateikiami kiek įmanoma daugiau informacijos, kad jie būtų naudingi. Pranešimo rašymas yra gana paprastas, tačiau reikia šiek tiek atsargumo ir dėmesio.
Parašykite incidento santrauką, kad primintumėte, kokia tvarka įvykiai įvyko. Atkreipkite dėmesį į svarbias detales, pvz., Apytikslį įvykio pradžią ir baigimą, ir bet kokius incidento padarinius.
Nurodykite, kas įvyko chronologine tvarka. Pradėkite nuo incidento, jei reikia, ir eikite į kuo išsamesnę informaciją, paaiškindami, kas atsitiko ir kaip. Užtikrinkite, kad visas incidentas būtų parašytas nuosekliai, arba jis gali tapti painus.
Atkreipkite dėmesį į kitas su incidentu susijusias detales. Ar liudijote apie įvykį, ar jis jums buvo praneštas? Jei taip, kam? Ką darėte, kai sužinojote? Ši informacija gali būti svarbi ateityje.
Išvardinkite žmones, kurie buvo tiesiogiai susiję su incidentu, ir žmones, kurie ją stebėjo. Pridėkite šių asmenų ar jų padalinių kontaktinius duomenis ir atkreipkite dėmesį, ar dalyvauja išorės paslaugos, pvz., Policija.
Perskaitykite ataskaitą ir patikrinkite, ar yra neatitikimų ar trūksta informacijos. Įsitikinkite, kad jūsų kalba yra paprasta ir suprantama, ir jūs nenaudojote slengų ar žinių kalbos.
Pateikite arba pateikite ataskaitą kuo greičiau.
Patarimai
-
Užtikrinkite, kad nebūtų atskleista konfidenciali informacija.
