Pažangos ataskaitos yra aiškios, o formuluotė yra labiau formuluojama nei ketvirčio ataskaitų. Pastarasis skiriasi savo forma nuo verslo iki verslo ir institucijos. Tačiau abi pagrindinės gairės taikomos: Atkreipkite dėmesį į savo auditoriją ir tai, ką jie tikisi rasti ataskaitoje, ir rašykite aiškų ir glaustą, rimtą, nesąmoningą toną ir tikslų, atvirą ir patikimą stilių.
Elementai, kurių jums reikės
-
Įtraukiami duomenys ir informacija
-
Gera tekstų apdorojimo programa, pvz., „Microsoft Word“
Naudokite tradicinį atmintinės formatą tiek pažangos, tiek ketvirčio ataskaitai. Pradėkite nuo datos, asmens, kuriam bus pateikta ataskaita, vardas, pavardė ir pareigos, jūsų vardas ir pavardė ir aiški, glausta teminė eilutė. Pavyzdžiui, pažangos ataskaitos eilutė gali būti „Duomenų integracijos projekto pažanga“. Ketvirtinės ataskaitos eilutė dažnai yra mažiau specifiška ir tiesiog sako kažką panašaus į „Ketvirtinę duomenų departamento ataskaitą, 2010 m. Jei ketvirčio ataskaita yra viena iš kelių einančių į tą patį asmenį, įsitikinkite, kad žinote, kokio tikslaus asmens laukia.Skaitytojas turi greitai supjaustyti visus gaunamus duomenis ir tikisi surasti tam tikros rūšies informaciją toje pačioje vietoje kiekvienoje ataskaitoje.
Jei norite gauti pažangos ataskaitą, atidarykite pažangą apibendrinančią santrauką, pvz., „Duomenų integravimo projektas vyksta pagal tvarkaraštį ir biudžetą“. Jei ieškote ko nors konkretaus - pagalbos iš kito darbuotojo ar skyriaus, papildomų lėšų ir pan. išvardykite ją nedelsiant, kad įsitikintumėte, jog skaitytojas to nepaiso. Panašiai atidarykite ketvirtinę ataskaitą, apibendrinant ataskaitoje pateiktą informaciją.
Išsamiai apibūdinkite projekto foną, kurią galite įtraukti su pažangos santrauka, jei norite, greitai apibendrindami detales ir apibūdindami jo tikslą ir laiką. Per ketvirtinę ataskaitą galite įtraukti pažangą, padarytą po paskutinės ataskaitos, ir tai yra geras, ir blogas. Atminkite, kad norite būti atviri ir sąžiningi.
Pažangos ataskaitoje nurodykite visus baigtus darbus ir naudokite veiksmo veiksmažodžius, kad pabrėžtumėte, jog tie, kurie dirba projekte, buvo darbštūs. Jūs taip pat galite įtraukti konkrečias datas, kada buvo užbaigti projekto etapai, arba kai dalis jos tapo aktyvi arba prisijungė prie interneto ar bet kokio tikslo. Šiame ketvirčio ataskaitos taške ir tinkamu formatu pradėkite išsamiai apibūdinti padarytą pažangą. Išvardykite problemas, kurias reikia išspręsti.
Pateikite išsamią informaciją apie visas problemas, su kuriomis susiduriate, strategijas, kaip jas spręsti, ir jų sprendimo grafiką arba paaiškinimą, kodėl problema vyksta.
Pateikite darbo grafiką pažangos ataskaitoje, kartu su pasiekimais, kuriuos tikitės per artimiausią laiko intervalą. Jūs galite apibendrinti ataskaitą su bendru projekto įvertinimu ir tuo, kas iki šiol buvo pasiekta. Ketvirčio ataskaitoje prognozuokite būsimas galimybes ir iššūkius kartu su numatomais rezultatais ir svarbia veikla. Gali baigtis su komentarais, atsiliepimais ir idėjomis.
