Jei jūsų darbas yra susijęs su periodinėmis instrukcijomis vadovams ar vyresniesiems vadovams savo departamento funkcijose, galite tikėtis, kad šią užduotį galite suskirstyti į ketvirčius arba tris mėnesius. Daugelis organizacijų ketvirtinius laikotarpius taiko apskaitos ir finansų operacijoms, todėl jiems reikės informacijos, atitinkančios šį laikotarpį. Ketvirtinė ataskaita turėtų apimti santrauką ir informaciją apie verslo pažangą, akcentus, iššūkius ir tikslus, pasiektus per šį laikotarpį. Jūs netgi galite įtraukti anekdotines nuorodas, kurios gali atnešti jūsų ataskaitą gyvenimui per faktinius įvykius, įvykusius per ketvirtį.
Išnagrinėti ankstesnes ketvirčio ataskaitas
Jei tai yra pirmoji ketvirtinė ataskaita, kurią rašote, peržiūrėkite ankstesnes ataskaitas - kas ketvirtį arba kasmet. Gali būti metų pabaigos informacija, kurią norite perkelti į šią ketvirtinę ataskaitą. Taip pat gali būti pageidaujamas ketvirčio ataskaitos formatas. Tai tikriausiai gerai, jei ketinate įtraukti papildomą, svarbią informaciją; tačiau laikykitės to paties formato, nebent būtų nurodyta kitaip. Jei dar neturite ankstesnių ataskaitų šablono, sukurkite vieną, taigi jums nereikės naujo šio ketvirčio žingsnio.
Nustatykite savo informacijos šaltinius
Jei ketvirtinė ataskaita nėra tik jūsų kompetencija, tikėtina, kad jums reikės informacijos iš kitų šaltinių ar padalinių. Pvz., Jei jūsų ataskaitoje reikalingi finansiniai duomenys, kreipkitės į apskaitos ar finansų skyrių ir paprašykite duomenų, kuriuos jums reikia apie tą ketvirtį. Jei yra duomenų apie ankstesnį ketvirtį, paprašykite ir tuo atveju, jei norite palyginti du ketvirčius.
Peržiūrėkite verslo ataskaitų teikimo temas
Surinkite informaciją apie verslo temas, kurias peržiūrite savo ketvirčio ataskaitoje. Pvz., Jei esate konsultacinės įmonės projekto vadovas ir ataskaitos tikslas yra atnaujinti vadovavimo komandą dėl kelių skirtingų užduočių vykdymo, apsvarstykite galimybę įtraukti kiekvieno kliento pavadinimą, o po to - tokio tipo užduotis, kaip šis:
- Kliento pavadinimas, užduoties tipas; pvz., vykdomasis treneris
- Kliento pavadinimas, užduoties tipas; pvz., „Team Development Workshop“)
- Kliento pavadinimas, užduoties tipas; pvz., organizacijos vertinimas
Kiekvienai paprogramei pateikti trumpą užduoties aprašymą, įskaitant kiekvienam iš jų paskirtą personalą. Jei esate projekto vadovas, įtraukite savo vardą ir kliento, su kuriuo per šį laikotarpį bendravote, pavadinimą, taip pat apie savo veiklos, kaip projekto vadovo, aprašymą. Apibūdinkite kitas užduotis vykdančias veiklas, pavyzdžiui, valandų, kurias dirbo kiekvienas paskirtas konsultantas, skaičių ir kiekvieno užduoties tikslus, uždavinius ir pasiekimus. Pavyzdžiui, galite rašyti,
„ABC konsultantas John Doe sukūrė komandos vystymo veiklą 2019 m. Vasario 1 d. Seminare. Seminaro tikslas - peržiūrėti 2018 m. Gruodžio 1 d. Atlikto organizacinio vertinimo rezultatus ir palengvinti veiklą, kad komandos nariai vėl būtų perkelti į organizacinę misiją. "
Jūs vertinate, kiek išsamiai turėtumėte pateikti, atsižvelgiant į ketvirčio ataskaitos trukmę ir formatą. Šiame skyriuje pateikiamas jūsų ataskaitos elementas.
Skaičiuoklės yra naudingos
Be to, kad skaičiuoklės būtų naudingos pateikiant finansinę nuotrauką savo ketvirčio ataskaitai, skaitytojai vertina susirūpinimą dėl apatinės eilutės. Nereikia į savo naratyvinę ataskaitą įtraukti kelis puslapius, tačiau kiekybinė ketvirčio veiklos aprašymas suteikia skaitytojams verslo progreso vaizdą jūsų vietovėje. Naudodamas tą patį pavyzdį, jei pranešate apie kelis uždavinius, skaičiuoklė gali atspindėti pradinį biudžetą, įrašymo analizę, iki šiol patirtas išlaidas ir numatomą biudžetą, skirtą užbaigti doleriais ir procentais.
Parašykite įvadą ir išvadą
Surinkę visą savo ataskaitai skirtą informaciją ir parengę projektą, parašykite įvadą ir išvadą. Įvadas turėtų apimti ataskaitos, informacijos šaltinių, departamento ar projektų ir auditorijos laikotarpį. Jei jūsų ataskaita yra ilga arba sudėtinga, parašykite santrauką, kurioje pateikiama svarbiausia informacija vieno puslapio santraukoje. Išvadoje turėtų būti dar kartą pabrėžti ketvirčio akcentai, taip pat trumpai paaiškinti visus svarbius klausimus, su kuriais susidurta per ketvirtį, ir kitų ketvirčių prognozes.
