Kaip duomenų bazės programa, „Microsoft Access“ turi daugybę programų verslo pasaulyje. Vadybininkai gali naudoti „Access“, kad sukurtų darbuotojų duomenų bazę, leidžiančią jiems trumpai apžvelgti informaciją apie atlyginimą, demografinius duomenis ir biudžeto numerius. Apskaitos specialistai dažnai naudoja „Access“ duomenų bazes, kad galėtų stebėti sąskaitas, peržiūrėti gautinas sumas ir stebėti įmonės finansus. Kai pagrindinė informacija bus įvesta į „Access“ lenteles, buhalteriai gali sukurti pritaikytas užklausas ir formas, kurios padėtų rasti reikiamą informaciją daug lengviau.
Parašykite laukų, kuriuos norite įtraukti į savo apskaitos duomenų bazę, sąrašą. Priklausomai nuo jūsų poreikių, šie laukai gali apimti mokėtiną sumą, kliento vardą, datą, terminus ir pastabų lauką, skirtą laisvos formos teksto įvedimui.
Atidarykite „Microsoft Access“ ir eikite į lentelių skyrių. Pasirinkite parinktį sukurti naują lentelę dizaino rodinyje. Tai atveria tinklelį, kuris leidžia įvesti kiekvieno lauko pavadinimą, taip pat šio lauko turinio aprašymą.
Spustelėkite išskleidžiamąjį lauką, esantį šalia „Duomenų tipas“, kiekvienam duomenų bazės laukui. Galite formatuoti savo laukus kaip valiutą, skaičių ir tekstą. Taip pat galite naudoti datos ir laiko laukus tokiems dalykams, kaip mokėjimo terminai.
Peržiūrėkite savo duomenų bazės laukų sąrašą ir pridėkite kitus, kuriems, jūsų manymu, reikės. Nuo pat pradžių lengviau kurti visus reikiamus laukus, o ne grįžti ir pridėti laukus į duomenų bazę, kurioje jau yra šimtai ar tūkstančiai įrašų.
Norėdami išsaugoti lentelę, spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“. Įveskite lentelės pavadinimą ir spustelėkite „Gerai“.
Eikite į „Access“ lango skiltį ir pasirinkite formos vedlio parinktį. Naudokite formų vedlį, kad sukurtumėte paprastą duomenų įvedimo formą pagal lentelės laukus. Tada galite naudoti tą duomenų įvedimo formą, kad pridėtumėte informaciją prie lentelės. Kai įvedate duomenų įvedimo formą, informacija automatiškai perkeliama į pagrindinę prieigos lentelę.
Pereikite į užklausų skiltį ir pradėkite kurti užklausas, kurios padės jūsų apskaitos duomenų bazei padaryti naudingesnę. Naudokite užklausos vedlį, kad sukurtumėte pradinę užklausą ir ją išsaugotumėte, tada dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite užklausą ir pasirinkite „Dizaino vaizdas“, kad galėtumėte atlikti bet kokius pakeitimus arba nustatyti kriterijus. Pvz., Galite sukurti užklausos datą ir įvesti „Tarp Enter Begin Date ir Enter End Date.“ Tai verčia vartotoją įvesti pradžios ir pabaigos datas, kai vykdoma užklausa. Toks užklausos tipas gali būti labai naudingas peržiūrint praėjusias sumas ir gautinas sumas.
