Perėjimas nuo rankinio į kompiuterinę apskaitą yra žingsnis po žingsnio procesas, kurį galima atlikti lengvai ir efektyviai. Jei tai yra fiskalinių metų pabaiga, galite pradėti nuo naujų finansinių metų pradžios. Nebūtina įvesti ankstesnių laikotarpių duomenų, išskyrus metų pabaigos finansines ataskaitas. Jei tai ne metų pabaiga, turite nuspręsti, ar norite laukti metų pabaigos, ar įvesti į sistemą visus išsamius duomenis iki to laiko taško.
Tyrinėkite ir nuspręskite, kokią kompiuterinę įrangą reikės kompiuterizuotai apskaitos sistemai. Dauguma kompiuterių šiandien turi mažų įmonių apskaitos paketą. Įsitikinkite, kad jūsų kompiuteryje yra standusis diskas su keliais gigabaitais saugojimo vietos. Laikui bėgant kompiuteriniai įrašai augs ir norite, kad kompiuteris tęstų keletą metų. Jūs taip pat norėsite teksto apdorojimo ir skaičiuoklės programų, taip pat interneto ir el. Pašto galimybių.
Nustatykite savo kompiuterinę įrangą ir nustatykite savo interneto ryšį. Šis žingsnis yra svarbus, nes visoms apskaitos programinės įrangos paketams bus teikiama pagalba internetu, jei susidursite su problema. Taip pat kaip kompiuterio sąrankos dalį sukurkite failų atsargines kopijas. Turėtumėte atsarginę duomenų kopiją kasdien arba net dažniau, kai dirbate su kažkuo kritiniu. Failus galima lengvai atkurti nešiojamuose diskuose. Svarbu suprasti, kad apskaitos sistema yra duomenų bazė, iš kurios gaunama informacija, kai reikia.
Tyrimas ir sprendimas, kuris apskaitos programinės įrangos paketas yra geriausias jūsų verslui. Dauguma mažų įmonių gerai dirba su programinės įrangos paketu, pvz., „QuickBooks“ arba „Peachtree“.
Nustatykite programinės įrangos paketą vadovaudamiesi integruotais meniu. Sukurkite savo generalinės knygos sąskaitą. Nustatykite savo banko sąskaitas ir pridėkite visą reikalingą informaciją apie savo pardavėjus ir klientus.
Įveskite išsamius sandorio duomenis, būtinus kompiuterizuotoms knygoms atnaujinti. Jums reikės įvesti metų pabaigos finansines ataskaitas iš praėjusių metų kaip pradinius likučius einamaisiais metais. Tada įrašykite išsamius kiekvieno einamųjų metų mėnesio sandorio duomenis, kol būsite atnaujinti. Jei tai yra metų pabaiga, tiesiog nustatykite pradinius likučius naujiems metams ir tęskite darbą, įrašydami apskaitos duomenis kaip sandorius ir įvykius. Dabar dirbate kompiuterizuotoje apskaitos sistemoje.
Nuspręskite, ar norite, kad ankstesnių metų finansinės ataskaitos būtų įtrauktos į sistemą. Norint pateikti istoriją kompiuteriniuose įrašuose, galite pridėti ankstesnių metų finansines ataskaitas. Tai galite padaryti kas mėnesį, kas ketvirtį arba kasmet. Nebūtina detalių sandorių duomenų įtraukti į istoriją, tačiau turėtų būti takas, kuris grįžta į rankinius įrašus.
