Pagal apibrėžimą išsami ataskaita skirta išsamiai ištirti temą ar idėją. Verslo srityje visapusiškos ataskaitos dažnai naudojamos įmonės finansinei padėčiai įvertinti ir aptarti. Išsamios ataskaitos gali būti naudojamos ir kitiems tikslams, pavyzdžiui, naujos verslo tendencijos apibendrinimas arba naujos tikslinės rinkos apibūdinimas. Mokymasis, kaip rašyti išsamią ataskaitą, gali būti naudingas bet kokio lygio darbuotojų verslo įgūdis.
Prieš pradėdami rašyti
Prieš pradėdami rašyti išsamią ataskaitą, surinkite visą reikiamą informaciją, duomenis, diagramas, lenteles ir dokumentus, kuriuos reikės nurodyti, kai rašote. Turėtumėte sukurti kontūrą, rašymo įrankį, kuris gali padėti jums organizuoti savo mintis į struktūrizuotą formatą. Apskritai susideda iš trumpų sakinių ar frazių, kurios gali būti atspirties taškas įvairioms ataskaitos dalims. Nors šie skyriai skirsis priklausomai nuo rašytinos ataskaitos tipo, jie gali apimti santrauką, įvadą, turinį, keletą pagrindinių kūno dalių, išvadą, priedą ir nuorodų skiltį.
Ataskaitos rašymas
Naudodami savo kontūrą, kad galėtumėte jums vadovauti, rašykite pirmą išsamaus pranešimo projektą. Pradėkite su įvadu, kuriame skaitytojams bus pasakyta, ką jie ketina skaityti ir paaiškinti pagrindinius pranešime pateikiamus klausimus. Po įvedimo pridėkite keletą punktų arba konkrečių skyrių, kuriuose aptariami pagrindiniai jūsų ataskaitos aspektai. Ataskaitos pabaigoje parašykite išvadą, kurioje apibendrinama ataskaita. Ši išvada turėtų konsoliduoti visus pagrindinius pranešime pateiktus klausimus. Tai gali apimti jūsų rekomendacijas ar nuomones šiuo klausimu.
Santrauka
Parašę savo ataskaitą, naudinga parašyti santrauką. Tai susideda iš kelių dalių, kuriose apibendrinama visa ataskaita. Santrauka turėtų suteikti skaitytojui sutrumpintą išsamią ataskaitą, kad jie galėtų išsiaiškinti svarbiausius dalykus. Šis popieriaus skyrius dažnai yra naudingas užimtas vadovams, kurie nori peržiūrėti ataskaitą, kad suprastų, kas apie tai yra. Vienas trumpas santraukos pavyzdys gali būti:
Pavyzdys:
Skaitmeniniai marškiniai, Inc siūlo aukštos klasės specialius marškinius, turinčius nuosavybės algoritmą. Mūsų parduotuvės yra įsikūrusios kai kuriuose geriausiuose šalies prekybos centruose, beveik vien tik didesnių pajamų rajonuose. Mūsų pardavimų komandos yra gerai apmokytos, kad kiekvienam klientui būtų sukurta amatininkų marškinėlių pirkimo patirtis.
Ši ataskaita buvo užsakyta apibūdinti siūlomo naujo bendrovės sparno detales.
Remiantis pastarųjų penkerių metų duomenimis, ataskaitoje matyti, kad pajamos tapo stagnuotos, o kiti aukštos klasės mažmenininkai pastebi rekordinį padidėjimą. Po išsamų tyrimą tyrimo departamentas nustatė, kad kiekviena įmonė, apie kurią pranešta, padidėjo ir skaitmeninis turinys, jungiantis juos su savo klientais.
Moksliniai tyrimai ir taikomoji veikla nustatė, kad skaitmeninis įrenginys, skirtas kiekvienam marškiniui puikiai tinka be didelių asmeninių vizitų, padidintų pajamas. Šioje ataskaitoje išsamiau aprašoma, kaip bus naudojama programa, atliktų praktinių tyrimų apimtis ir numatomi šios technologijos taikymo rezultatai.
Rekomenduojama, kad visos parduotuvės pradėtų naudoti naują skaitmeninio montavimo technologiją ir kad būtų sukurtos mokymo ir rinkodaros medžiagos, kad būtų galima pasinaudoti ateinančiais atostogų sezonais.
Patvirtinantys dokumentai yra naudingi
Išvardinkite diagramos, lentelių ar grafikos, kurią naudojote priede pateiktame pranešime, šaltinį ir pridėkite tyrimų šaltinius į nuorodų puslapį. Šie patvirtinamieji dokumentai papildys jūsų argumentus.
Redagavimo procesas
Baigę pirmąjį projektą, atlikite išsamią ataskaitą ir atlikite pakeitimus bei papildymus, kaip matote. Iki rašymo proceso pabaigos galite baigti kelis projektus. Rašymo proceso metu turėkite omenyje tikslinę auditoriją. Naudojamos kalbos tipas skirsis priklausomai nuo to, kas skaitys išsamią ataskaitą. Pavyzdžiui, jei rašote šios srities ekspertui, galite įtraukti sudėtingus, konkrečiai sektoriui būdingus terminus. Bet jei rašote sluoksniui, venkite žargono ir painioti akronimai. Kai kuriais atvejais gali būti tikslinga kiekvienai suinteresuotųjų šalių grupei parašyti kitą išsamią ataskaitą.
Baigę rašyti
Baigę rašymo procesą, svarbu keletą kartų ištaisyti savo darbą ir, jei reikia, atlikti visus pataisymus. Prieš išsiųsdami išsamią ataskaitą savo tikslinei auditorijai, apsvarstykite galimybę paprašyti jūsų įmonės ryšių departamento nario koreguoti ir redaguoti dokumentą. Šis žingsnis yra labai svarbus, jei visuomenė ateityje skaitys išsamią ataskaitą.
Tikslumas, tinkama gramatika ir rašyba yra labai svarbūs, ypač jei ataskaitą skaitys jūsų įmonės viršutiniai vadovai. Nors jūsų darbas nebus perskaitytas kiekvienam bendrovės korporacijos biuro nariui, labai išsami ataskaita gali padėti jums geriau atrodyti, kai ateina reklamos laikas.
