Kaip nustatyti susitikimo darbotvarkę, sužinosite 5 dalykus, kurie turi būti sukurti siekiant sėkmės. Gerai parašyta darbotvarkė padės jums išlaikyti užduotį ir stebėti, o jūsų susitikimo dalyviai pasirengę pasiruošti ir jaustis patogiai. Tie, kurie dalyvaus jūsų susitikimuose, dėkoja jums.
Elementai, kurių jums reikės
-
Kompiuteris
-
El. Paštas
Sukurti temas: nustatykite susitikimo priežastis ir išvardykite temas, kurias reikia aptarti. Raginkite tuos, kurie yra susirinkę savo susitikime, informuoti apie temas ar dalykus, kuriuos jie norėtų matyti įtrauktus į darbotvarkę. Suteikite jiems terminą, iki kurio turite gauti šiuos pasiūlymus, kad jie būtų įtraukti į tą konkretų susitikimą.
Nustatyti prioritetus: dabar, kai turite savo preliminarų sąrašą, paprasčiausiai praleiskite tam tikrą laiko prioritetą pagal svarbą arba pagal terminus. Nepamirškite, kad neturite laiko paliesti kiekvieną savo sąrašo elementą, todėl nustatant prioritetus galėsite nuspręsti, kurie elementai tikrai įtraukiami į darbotvarkę.
Sukurti pranešėjus: gali būti, kad nepateiksite kiekviename elemente arba vedate kiekvieną diskusiją. Iš tiesų, išmintingas lyderis leis kitiems paimti dalį lyderio vaidmens. Apdovanokite dalyvius už jų atlikimą ir parodykite jiems pasitikėjimą, kurį turite atlikti. Gal kas nors kreipėsi į jus dėl tam tikro darbotvarkės klausimo įtraukimo į susitikimą. Pasinaudokite šia proga, kad suteiktumėte jiems galimybę dalyvauti posėdyje. Apatinė eilutė, įtraukite į savo darbotvarkę, kuri veda diskusijas. Priskirti pranešėjams.
Nustatyti tvarkaraštį: nustatykite tinkamą susitikimo trukmę ir įvertinkite laiką, reikalingą kiekvienam atskiram darbotvarkės elementui. Negalima apsimesti per daug per vieną posėdį. Būkite išmintingi ir leiskite papildomai praleisti laiką kiekvienai temai. Įdėkite į kai kuriuos kambarius. Jūsų tvarkaraštis bus disciplina, kuri padės jums sutelkti dėmesį ir likti kelyje.
Sudaryti nuoseklumą: kitaip tariant, laikykitės darbotvarkės. Negalima pridėti ar praleisti elementų. Negalima eiti per tam tikroms temoms skirtą laiką. Neišeikite ir nedalyvaukite, kai kažkas buvo nukreiptas vadovauti tam tikrai diskusijai. Darbotvarkė yra tik tokia veiksminga, kaip ir jos vykdymo mastas. Laikui bėgant jūsų dalyviai gerbia ir tikisi gerai parašytos darbotvarkės.
Patarimai
-
Gauti savo galutinę darbotvarkę savo dalyviams pakankamai laiko, kad jie galėtų pasiruošti ir patogiai susitikti. Naudokite ankstesnes darbotvarkes, kad padėtų jums dirbti su dabartinėmis ir būsimomis darbotvarkėmis.
Įspėjimas
Įsitikinkite, kad suplanavote kambarį į savo darbotvarkę. Negalima užgniaužti savo susitikimo su įstrigusia uždaryta darbotvarke.
