Kaip įmonės savininkas, jūsų pareiga - sekti savo finansus ir laiku mokėti mokesčius. Priklausomai nuo jūsų pageidavimų, galite atlikti savo apskaitą, samdyti profesionalą arba paskirti asmenį savo organizacijoje, kad galėtumėte dirbti su šiuo darbu. Nesvarbu, kokią parinktį pasirinksite, pasimokykite su įvairiomis apskaitos sistemomis. Įsitikinkite, kad jūs turite aiškų supratimą apie skirtumus tarp vienkartinių sistemų ir dvigubo įvedimo sistemų, be rankinių ir kompiuterizuotų apskaitos programų.
Kas yra apskaitos sistema?
Yra įvairių tipų apskaitos sistemų ir kiekvienas turi išskirtinius bruožus. Tačiau jie visi turi bendrą tikslą: valdyti įmonės finansinę veiklą, pavyzdžiui, jos pajamas, išlaidas ir įsipareigojimus. Šiame skaitmeniniame amžiuje daugelis buhalterių naudoja sudėtingas sistemas, kuriose yra pavėluoti mokėjimų priminimai, pažangios ataskaitų teikimo galimybės, automatinės duomenų atsarginės kopijos, debesų pagrindu teikiamos paslaugos ir kt.
Jei nėra įdiegtos apskaitos sistemos, sunku gauti knygas pasiruošus mėnesiniam ir metiniam pranešimui, sekti savo kasdienes išlaidas ir įvertinti įmonės finansinius rezultatus. Rankiniai skaičiavimai yra pasenę ir linkę į žmogaus klaidas. Kita vertus, kompiuterizuotos apskaitos sistemos yra tikslios ir palengvina viską. Jūs arba jūsų komanda sutaupys laiko ir pinigų, tuo pačiu užkertant kelią brangioms klaidoms.
Šios programos gali tvarkyti visų rūšių apskaitos informaciją ir pateikti išsamias ataskaitas. Jais galite apskaičiuoti darbuotojams mokamus ir mokamus atlyginimus, įrašyti sandorius, patikrinti kredito apyvartos rodiklius ir apdoroti duomenis, susijusius su pardavimais, darbo užmokesčiu, inventoriumi ir kitais pagrindiniais jūsų verslo aspektais. Kai kurios apskaitos sistemos yra skirtos mažoms įmonėms ir laisvai samdomiems darbuotojams, o kitos kreipiasi į stambias įmones, vyriausybines agentūras ar konkrečias pramonės šakas.
Apskaitos programinės įrangos rūšys
Apskaitos sistemos pasirinkimas priklauso nuo jūsų biudžeto, pageidavimų ir verslo dydžio. Keturios pagrindinės finansinių programinės įrangos sistemų rūšys:
- Vienkartinės sistemos
- Dvigubo įvedimo sistemos
- Rankinės apskaitos sistemos
- Kompiuterizuotos apskaitos sistemos
Jie gali būti toliau suskirstyti į keletą kitų kategorijų, pvz., Debesų apskaitos programinė įranga, individualios apskaitos programinė įranga, įmonių išteklių planavimo programinė įranga, komercinė programinė įranga ir kita. Naujausios programos turi rinkodaros ir pardavimų automatizavimo galimybes, neribotą sąskaitų pateikimo grafiką, darbo užmokesčio modulius ir kitas pažangiausias funkcijas. Jų taikymas apskaitoje viršija jūsų kasdienių finansinių operacijų stebėjimą.
Vienkartinės sistemos yra pagrindinė galimybė. Kaip rodo jų vardas, jie įrašo kiekvieną sandorį vienu įrašu apskaitos žurnale. Šis metodas yra paprastas naudoti ir nereikalauja mokyti apskaitos. Ji kreipiasi į mažas įmones, kurių veikla maža. Trūkumas yra tai, kad jis yra linkęs į klaidas ir nekalba gautinos sumos, mokėtinos sumos, įsipareigojimai ir daugiau.
Dauguma šiandieninių finansų sistemų sistemų, įskaitant ir mažoms įmonėms skirtas sistemas, naudoja dvigubo įrašo apskaitą. Tai reiškia, kad kiekvienas sandoris apims bent dvi sąskaitas, kurios leidžia tiksliau pranešti ir laiku nustatyti klaidas.
Rankinės ir kompiuterizuotos apskaitos sistemos
Abiejų tipų apskaitos sistemos grindžiamos tais pačiais principais. Tačiau rankinis apskaita yra daug laiko ir apima daugiau dokumentų. Tie, kurie ją naudoja, turi parengti finansinės atskaitomybės ataskaitas, apskaičiuoti bandomuosius balansus, įrašyti sandorius fiziniuose registruose ir pan. Kadangi viskas daroma rankiniu būdu, yra didesnė žmogaus klaidų rizika.
Kita vertus, kompiuterizuotos sistemos registruoja finansinius sandorius elektroniniu būdu ir gali racionalizuoti operacijas. Vartotojai gali pasirinkti peržiūrėti įvairiais formatais duomenis, laikyti juos debesyje ir pasiekti jį kelyje. Pavyzdžiui, „FreshBooks“, „Zoho Books“, „FreeAgent“, „QuickBooks“, „Xero“ ir „ActivityHD“.
Priklausomai nuo jūsų nišos, galite pasirinkti ir konkrečias pramonės šakų apskaitos sistemas, pvz., Sage 300 Construction ir Real Estate, Abila MIP Fund Accounting arba Sage Fixed Assets. Daugelis programų yra specialiai sukurtos sveikatos priežiūros įstaigoms, gamybos įmonėms, ne pelno ir kitoms organizacijoms.
