Kartais yra atvejų, kai sugebėjimas vizualizuoti, kaip kažkas daroma, padeda lengviau suprasti. Procesų schemos nurodo kiekvieną proceso etapą rašytine forma, kuri yra panaši į žemėlapį. Procesų schemos gali būti ypač naudingos, kai organizacijos nori racionalizuoti darbo eigą. Srauto schema leidžia sprendimus priimantiems asmenims nustatyti kiekvieną proceso etapą ir taip pat matyti veiksmų sąveiką. Procesų schema yra kažkas, kurią galima pasiekti bet kurioje organizacijoje.
Elementai, kurių jums reikės
-
Susitikimų erdvė
-
Popierius
-
Pieštukai
-
Balta lenta su žymekliais
-
Pastabos „Rašyti jį tipo“
-
Tekstų apdorojimo programinė įranga
-
„Flowchart“ programinė įranga
Surinkite komandos narius ramioje susitikimų erdvėje. Erdvė turi būti pakankamai didelė, kad komandos nariai galėtų judėti, pakankamai atskirti, todėl diskusija neturi įtakos likusiai biuro daliai ir turi baltą lentą, kad būtų rodomas proceso srautas, kaip jis aptariamas. Kiekvienas komandos narys taip pat turėtų turėti popieriaus / pieštuko ir „įrašo tipo“ pastabas.
Informuokite komandą apie planuojamą procesą. Pakvieskite komandą visais proceso etapais. Parašykite veiksmus ant baltos lentos. Nesijaudinkite, kokie žingsniai yra pirmieji ar paskutiniai - tiesiog užrašykite kiekvieną proceso žingsnį. Kai išvardijami visi proceso etapai, susitarkite su komanda, kad kiekvienas žingsnis buvo užrašytas. Parašykite kiekvieną žingsnį ant atskiros pastabos „įrašo tipas“. Ištrinkite baltą lentą.
Nuspręskite, kuris žingsnis pradeda procesą. Pritvirtinkite tą žingsnį ant lentos tolimoje kairėje pusėje. Nuspręskite, kuris žingsnis baigia procesą. Laikykitės to žingsnio dešinėje lentos pusėje. Nustatykite antrąjį proceso etapą ir padėkite ją tiesiai prie pirmosios pakopos. Tęskite šį procesą su kiekvienu žingsniu, kol visi proceso etapai bus išdėstyti jų eilės tvarka nuo pirmojo žingsnio kairėje iki paskutinio žingsnio dešinėje. Šis procesas paprastai užims tam tikrą pasitarimą tarp komandos narių, kad pasiektų sutarimą.
Kiekvienam proceso etapui priskirkite tinkamus simbolius. Proceso pradžioje ir pabaigoje naudojamas ovalus simbolis. Pirmajame ir paskutiniame proceso etape užrašykite ant "post-it type" pastabos ovalo. Kiekvienas vėlesnis veiksmas nustatomas su aikštele. Kiekvienas sprendimas yra identifikuojamas su deimantu. Pasitarkite su kiekvienu komandos nariu dėl to, kokio tipo simbolis tęsiasi. Kai baigsite, pieškite linijas iš kiekvienos pastabos į kitą proceso pastabą.
Analizuokite schemą. Dauguma procesų gali būti veiksmingesni, kai procesas bus peržiūrėtas diagramoje. Patikrinkite, ar nėra dvigubų veiksmų ar nereikalingų darbo eigos sustabdymų, pvz., Valdytojo patvirtinimų ar nereikalingų perrašymų.
Naudokite teksto apdorojimo programinę įrangą arba srauto diagramos programinę įrangą, kad galėtumėte atlikti nuolatinę darbo eigos proceso kopiją. Išsaugokite proceso srauto schemą kaip būsimos proceso srauto patobulinimo pradžios vietą.
