Nereikia pasikliauti telefono skambučiais, kad gautumėte jums reikalingus rezultatus. Kalbėdami telefonu su klientų aptarnavimo tarnyba, draudimo bendrovėmis, įmonėmis ar kitais asmenimis apie svarbų dalyką, turite patvirtinti laišką, kad gautumėte raštišką įrašą būsimam naudojimui.
Elementai, kurių jums reikės
-
teksto procesorius
-
popieriaus
-
voką
-
antspaudas
Patvirtinimo laiškas yra būdas raštiškai užrašyti pokalbį telefonu, kuris vėliau gali būti naudojamas įrodyti, kas buvo aptarta. Patvirtinimo laiške įvykdomi trys dalykai: 1) padeda šalims sekti atsakomybę; 2) praneša adresatui, kad pokalbis nebus pamirštas; ir 3) gali būti naudojami kaip įrodymai teismo procesuose, siekiant įrodyti jūsų įvykių versiją.
Suplanuokite savo laišką prieš pokalbį telefonu, pateikdami diskusijų sąrašą. Kiekvienam diskusijos dalykui nustatykite, kas yra atsakingas ir kada bus atliktas darbas. Jei yra kokių nors nenumatytų atvejų, nustatykite juos.
Po pokalbio telefonu pradėkite rašyti laišką. Įtraukite datą, adresatą ir temos eilutę. Rašykite raidę aiškiai ir glaustai. Laiškas turėtų būti faktinis ir tikslus. Palikite komentarus, spekuliacijas ir emocijas. Paprastai nenaudokite šauktuko. Nebandykite įbauginti ar patyčių. Atminkite, kad laiškas gali būti perskaitytas teisėjui ar žiuri, ir nenorite susidurti su nepatogiu ar nepagrįstu.
Pradėkite laišką su „Šis laiškas yra patvirtinti mūsų pokalbį telefonu data dėl ___"Tada tiksliai apibūdinkite, kas buvo aptarta, nurodydami, kas pasakė ką. Įsitikinkite, kad įtraukiate visą svarbią informaciją, įskaitant, kas yra atsakingas už veiksmą, kai jis bus baigtas, ir bet kokius nenumatytus atvejus. kuo greičiau informuokite mane apie tai, kad aukščiau aprašyta informacija yra netiksli. “Tada pasirašykite laišką.
Įsitikinkite, kad parašėte ir saugote pasirašyto laiško kopiją, tada išsiųskite jį. Jei laiško dalykas yra labai svarbus ir turite pagrindo manyti, kad adresatas gali atsisakyti gauti laišką, tada išsiųskite laišką patvirtintu paštu. Jei turite adresato el. Pašto adresą, el. Paštas yra gerai.
