Kai vykdote klubo susitikimą, bendraujate su visais klubo nariais vienu metu, planuojate būsimą klubo veiklą ir priimate svarbius sprendimus. Kad susitikimas būtų veiksmingas, turite būti organizuotas ir turėti planą. Susitikimo organizatorius palaiko tvarką visame posėdyje, sprendžiant visas susirinkimo darbotvarkės temas.
Paruoškite iš anksto. Nuspręskite, kokie yra jūsų susitikimo tikslai ir suformuluokite konkretų veiksmų planą šiems tikslams pasiekti. Sudarykite sąrašą temų, į kurias bus kreipiamasi, ir pateikite šio sąrašo kopijas, kad galėtumėte juos platinti klubo nariams.
Sukurkite kviečiančią atmosferą. Prieš susitikimą patiekite gaiviuosius gėrimus ir švelniai muzikuokite, kaip klubo nariai patenka į susitikimų zoną. Tai sukurs atmosferą, skatinančią narius atsipalaiduoti ir bendrauti prieš susitikimą.
Pradėkite laiku. Prieš pradėdami planuoti, paskelbite penkias minutes. Kai klubo nariai ras sėdimų vietų, išdalinkite posėdžio darbotvarkės kopijas. Tai leidžia klubo nariams peržiūrėti darbotvarkę, kai ruošiatės pradėti.
Pristatykite naujus klubo narius. „Icebreaker“ sesijos yra geriausias būdas pristatyti naujus narius. Pakvieskite juos, kur jie užaugo, kur jie nuėjo į mokyklą ir kodėl nusprendė prisijungti prie savo klubo.
Peržiūrėkite praėjusio susitikimo protokolą. Tai klubo nariams primena apie veiksmus, kurių buvo imtasi per paskutinį susitikimą, ir suteikia naujų narių geresnį supratimą apie dabartines susitikimų temas.
Laikykitės užduoties. Visada laikykitės susitikimo darbotvarkės. Jei kas nors nori aptarti temą, kuri nėra jūsų darbotvarkėje, parašykite temą ant atskiro popieriaus lapo ir spręskite jį per kitą susitikimą.
Leiskite laiko klausimams ir atsakymams. Klubo nariai greičiausiai turės klausimų, todėl būkite pasirengę atsakyti į juos. Paprašykite tų, kurie turi klausimų, pakelti ranką ir paskambinti kiekvienam nariui atskirai. Tai taip pat tinkamas laikas paskatinti klubo narius pateikti pasiūlymus dėl būsimų susitikimų.
Pabaikite laiku. Konkretus pasibaigimo laikas padeda išlaikyti koordinatorių. Jei klubo nariai turi papildomų klausimų ar rūpesčių, pakvieskite juos pasikalbėti su jumis po posėdžio atidėjimo.
