Kiekvienais metais įmonė gali tvarkyti šimtus ar tūkstančius failų. Organizacija pašalina, kad jaudinantis, pabrėžęs jausmas, kai jūs ieškote kažko svarbaus. Tinkama registravimo sistema gali padėti jūsų verslui veikti sklandžiau ir efektyviau.
Elementai, kurių jums reikės
-
Failai
-
Kabantys failai
-
Etikečių skirtukai
Analizuokite savo failus. Ar geriausia juos rūšiuoti pagal pavardę, pagal projektą ar chronologiškai? Pasirinkite savybes, kurias naudosite ieškodami failo.
Pažymėkite savo failus aiškiai. Mažesnius failus atskirkite kabančių aplankų kategorijose. Pavyzdžiui, „2008 m. Liepos mėn.“ Gali turėti savo pažymėtą pakabinamąjį aplanką, o jūs galite įterpti visus tos mėnesio sutartis ar aplankus į kabinamąjį aplanką.
Atskirkite rinkmenas į skirtingas spinteles. Turite vieną kabinetą, skirtą administracinėms rinkmenoms, pvz., Užsakyti prekes, informaciją apie darbo užmokestį ir atnaujinti; kitą kabinetą kliento rinkmenoms su užpildytomis sutartimis ir mokėjimo bei projekto informacija; ir bet kokio kito tipo verslo poreikius. Aiškiai pažymėkite spintas.
Prieš pateikdami savo kolegoms, išbandykite savo registravimo sistemą. Įsitikinkite, kad galite lengvai rasti viską ir kad jūsų organizuotas dalykas yra prasmingas. Jei viską organizavote chronologiškai, tačiau testas rodo abėcėlę, prasmingiau, pakeiskite savo sistemą.
Skambinkite trumpu susitikimu ir paaiškinkite registravimo sistemą. Įsitikinkite, kad visi supranta, kaip sistema veikia, ir kaip svarbu sekti sistemą.
Nuspręskite, kas atliks padavimą. Galite perduoti padavimą vienam asmeniui arba leisti kiekvienam darbuotojui pateikti savo paraišką. Darbuotojai gali turėti savo kabinetą, tačiau vis tiek reikia centrinės rinkmenų sistemos, idealiai tinka vienam atsakingam asmeniui.
Įrašykite svarbius dokumentus kasdien. Įprasta padavimas padeda jums išlikti organizuotai, o registravimas tampa vis didesne užduotimi, nei reikia. Kiekvienoje įstaigoje naudokite padėklų dėklus ir įsitikinkite, kad kiekvienos darbo dienos pabaigoje dėklai ištuštinti.
Įvertinkite registravimo sistemą kas šešis – dvylika mėnesių. Išvalykite pasenusią medžiagą iš savo sistemos.
