Šiandien daugelis įmonių ir valstybės agentūrų pakeitė išlaidų sąskaitą kompensavimo planais. Šis kompensavimo planas neleidžia darbuotojams naudoti įmonių ar valstybės išlaidų sąskaitų dėl kitų priežasčių, nei patvirtintos išlaidos. Vis dėlto gali būti sunku sekti kvitus, susijusius su kvitais; kartais asmeninės išlaidos sumaišomos su verslo išlaidomis, ir jūs esate atsakingas už pranešimo apie problemą atvejus ir tik priimdami kompensaciją, kurią turite mokėti už oficialų verslą. Kai taip atsitiks, jums bus paprašyta parašyti laišką, kuriame būtų paaiškintos įplaukos ir paaiškinta, kurios išlaidos turi būti kompensuojamos.
Pradėkite raidę įvesdami datą. Praleiskite eilutę ir įveskite kontaktinio asmens vardą ir pavardę, pavadinimą, įmonės pavadinimą ir įmonės adresą atskirose eilutėse. Praleiskite kitą eilutės erdvę ir įveskite „Gerb. Ponia / pav. (Pavardė)“, po to - dvitaškį.
Nustatykite save ir nedelsdami paaiškinkite savo laiško paskirtį. Pavyzdžiui, „Mano vardas yra Jill Harrison iš apskaitos skyriaus, ir rašau, kad paaiškinsiu savo pajamas iš neseniai įvykusio reiso į Akroną, kad paaiškintumėte, kuriuos punktus turėčiau kompensuoti ir kurios yra mano asmeninės išlaidos, kurių nereikia kompensacija. “
Išsamiai nurodykite išlaidas, kurias reikia susigrąžinti sunumeruotame sąraše, ir kreipkitės į atitinkamą kvitus ir gavimo datą, kad padėtų grąžinamąsias išmokas tvarkančiam asmeniui. Jei jūsų organizacija dirba dienraštyje, kuriai jūs skiriate tik tam tikrą dolerio sumą maistui, apgyvendinimui ar kitiems daiktams per dieną, suskirstykite išlaidas per dieną, kad perdirbėjas galėtų pamatyti, ar likote už dienpinigius.
Išvardinkite išlaidas, atsiradusias už jūsų asmenines išlaidas. Jums nereikia paaiškinti, kas tai yra, tiesiog nurodykite, kad tai yra jūsų asmeninis mokestis. Pateikite visas šias išlaidas. Jūsų įmonė arba organizacija taip pat gali paprašyti, kad pašalintumėte atitinkamus mokesčių mokesčius, susijusius su šiais asmeniniais elementais, iš kompensavimo sumos.
Nurodykite sumas, kurias galėtumėte kompensuoti, kartu su tuo, ką atsisakote grąžinti. Šie du skaičiai turėtų būti įtraukti į bendrą sumą doleriais. Nurodykite dolerio sumą, kurią prašote grąžinti, ir dolerio sumą, kurią atsisakote grąžinti; dažnai organizacijos reikalauja, kad pateikite šiuos pareiškimus aiškiomis kalbomis dėl teisinių priežasčių.
Dėkojame procesoriui už jo laiką ir atsiprašau už nepatogumus, susijusius su rūšiuoti per kvitus. Nurodykite savo darbo telefono numerį ir el. Pašto adresą, jei jis turi klausimų apie mokesčius už kvitus.
Uždarykite raidę įvesdami „Pagarbiai“ ir praleiskite tris eilutes. Įveskite visą vardą ir pavardę. Atspausdinkite raidę įmonės blanke ir pasirašykite savo vardą virš įvesto pavadinimo. Padarykite tiek laiško, tiek kvito kopiją ir išsaugokite juos savo įrašams. Rašykite laišką kontaktiniam asmeniui, kuris apdoros kompensaciją.
