Nesvarbu, ar esate prieglobsčio priėmimas, konvencija, ar kitas ypatingas renginys, svečių garsiakalbiai gali pasiūlyti savo auditorijai naujas perspektyvas ir žinias. Kontrolinis sąrašas gali padėti organizuoti susitarimus, kad viskas vyktų sklandžiai. Organizacijos labui suskirstykite kontrolinį sąrašą į sritis: kelionės, finansus, technologijas, adresus ir kalbėtojų poreikius. Priimančioji ir kalbėtoja gali sukurti kontrolinius sąrašus šiose kategorijose, kad užtikrintų, jog renginys nekelia komplikacijų.
Kelionės organizavimo detalės
Svečiai, mokami arba savanoriai, paprastai turi keliauti į kalbėjimo užduotį. Tai gali apimti didelius kelionių planus, pvz., Lėktuvų bilietus ir viešbutį, arba paprastą automobilį. Priimančioji organizacija turi priimti susitarimus. Sužinokite, iš kur atvyksta kalbėtojas, kokios rūšies transporto reikės, ir jos pageidavimus dėl atvykimo laiko ir išvykimo.Taip pat gaukite atitinkamą informaciją apie kalbėtoją, pvz., Gimimo datą, kuri reikalinga kai kuriems užsakymams. Tada kontrolinis sąrašas turėtų apimti kelionės užsakymą - prireikus užsakyti viešbutį ir organizuoti antžeminį transportą, pvz., Automobilį. Pridėkite pastabą, patvirtinančią visus susitarimus prieš kelias dienas. Kalbėtojų kontroliniai sąrašai turėtų apimti informacijos apie šeimininką teikimą ir patvirtinančias detales.
Finansiniai susitarimai
Priimančiosios kontrolinio sąrašo elementai turėtų apimti patvirtinimą, kad mokėjimas buvo atliktas kalbėtojui. Dažnai garsiakalbiams mokama dalis prieš įvykį kaip laikiklio tipas ir dalis po sėkmingo užduoties užbaigimo. Tokiu atveju atlikite du kontrolinius sąrašo elementus, kad nepamirštumėte. Pranešėjo finansiniame kontroliniame sąraše turėtų būti nurodoma, kad priimančiam asmeniui reikia pateikti visą reikiamą informaciją, pvz., Adresą arba sąskaitos numerį tiesioginiam deponavimui, taip pat patvirtinti, kad mokėjimas buvo atliktas.
Technologijų poreikiai
Daugelis svečių kalbėtojų naudoja technologijas kaip savo adreso dalį. Svečių garsiakalbiai turėtų sudaryti viską, ko jiems reikės, įskaitant nešiojamus kompiuterius, projektorius ir ekraną, kabelius, žymeklį, mikrofoną ir pan. Priimančioji šalis turėtų paprašyti šios informacijos ir pridėti praktinių elementų, pvz., Maitinimo laidų, atsarginių nešiojamųjų kompiuterių ir techninio asmens, kad būtų galima išspręsti visas problemas.
Kalbos ir medžiagos
Priimančiosios organizacijos turėtų aiškiai parodyti, ką jie ieško iš kalbėtojo. Tai gali apimti konkrečią temą arba daugiau praktinių detalių, tokių kaip adreso ilgis. Sudarykite viską ir išsiųskite kalbėtojui. Kalbėtojui šis kontrolinis sąrašas turėtų apimti adreso pabaigą ir redagavimą. Kalbėtojas taip pat turėtų patikrinti, ar nesukuriamos pasikartojančios kalbos ir pagalbinės medžiagos kopijos, pvz., „PowerPoint“. Priimančioji ir kalbėtoja turėtų bendradarbiauti iš anksto, kad nustatytų, ar kalbėtojas pateiks išankstinį adreso kopiją, galbūt žiniasklaidai ar gestų kalbos vertėjui.
Rūpinkitės garsiakalbiu
Šis kontrolinio sąrašo skyrius skirtas priimančiajam, o ne kalbėtojui. Jūsų pranešėjas turėtų būti traktuojamas kaip VIP renginys. Asmeniui priskirkite ryšių palaikymo ir tvarkytojo vaidmenį ir suteikite kalbėtojui priskirtų asmenų kontaktinę informaciją. Renginio dieną įsitikinkite, kad prižiūrėtojas žino, kur pasveikinti kalbėtoją, ir pateikia visus būtinus įvykio atnaujinimus ir svarbias detales. Tvarkytojas taip pat turėtų pristatyti garsiakalbį svarbiems žmonėms organizacijoje. Į kontrolinį sąrašą pridėkite elementų, užtikrinančių garsiakalbio komfortą renginio metu, pvz., Butelių buteliuose. Galiausiai pridėkite kontrolinio sąrašo elementus, kad primintumėte, kad po įvykio padėkojote kalbėtojui - galbūt su rašytine pastaba ar gėlių susitarimu - ir užbaigti visus mokėjimus.
