Konferencijos skambučiai yra patogus sprendimas, kad jūsų komanda susitiktų aptarti projektą, gauti atnaujintą informaciją ir gauti konsensusą. Daugelis kompanijų yra sudariusios sutartis su konferencijų paslaugų įmonėmis, ir šios įmonės gali teikti specialų telefono numerį ir prieigos kodus darbuotojams, taip pat interneto paslaugą, kuri planuoja ir praneša apie telekonferencijos susitikimus. Priskirtas telekonferencijos numeris suteikia lankstumo bet kuriuo metu palaikant konferencijų skambučius, o susitikimų pranešimai gali būti siunčiami elektroniniu paštu dalyviams. Biudžeto arba nemokamų konferencijų skambučių paslaugos mažoms įmonėms skiria telekonferencijos numerį planavimo metu, todėl susitikimo planavimas internetu reikalauja minimalaus planavimo.
Speciali konferencijos linija
Atidarykite naują el. Laišką arba susitikimo užklausą (jei jūsų el. Pašto programa turi šią funkciją, pvz., „Microsoft Outlook“). Įveskite dalyvių el. Pašto adresus skiltyje „Į“ arba „Dalyviai“. Įveskite susitikimo temą eilutėje „Tema“.
Įveskite toliau nurodytą informaciją el. Laiško korpuse arba naudokite susitikimo užklausos automatinius laukus: Susitikimo data Susitikimo pradžios laikas (įskaitant laiko juostą) Susitikimo pabaigos laikas (įskaitant laiko juostą) Skambinimo numeris (specialus konferencinio telefono numeris) Konferencijos kodas (jei taikytina, dalyviams prisijungti prie konferencijos)
Atidarykite posėdžio užklausų planavimo skyrių ir naudokite šalia kiekvieno dalyvio esantį išskleidžiamąjį meniu, kad nustatytumėte, ar jie yra būtini, ar pasirinktiniai dalyviai (dauguma programų dalyviai neatitinka reikalavimų). Jei tvarkaraščiai yra prieinami internete, patikrinkite, ar pageidaujami dalyviai yra pasiekiami pageidaujamą laiką ir datą.
Pridėkite darbotvarkę arba susirinkimo medžiagą spustelėdami mygtuką „Priedas“ el. Pašto įrankių juostoje. Jei pageidaujate, po konferencinio skambučio informacijos įveskite el. Laiško tekstą. Spustelėkite mygtuką „Siųsti“, jei norite perduoti pranešimą apie susitikimą.
Suplanuokite konferencinį pokalbį naudodami žiniatinklio įrankį
Prisijunkite prie konferencijos paslaugų paskyros, pvz., „Premiere Conferencing“, „Go to Meeting“ arba „Free Conference“.
Spustelėkite parinktį „Tvarkaraščių konferencija“. Pasirinkite susitikimo datą, pradžios laiką ir pabaigos laiką (arba trukmę) ir numatomą dalyvių skaičių. Lauke „Tema“ įveskite savo susitikimo temą. Pasirinkite konferencinio skambučio tipą spustelėdami parinktį „Nemokamos konferencijos“ arba „Tiesioginio rinkimo konferencija“.
Peržiūrėkite informacijos tikslumą ir spustelėkite mygtuką „Tvarkaraštis“. Išspausdinkite konferencinio skambučio informacijos patvirtinimo puslapį arba išsaugokite informaciją savo kompiuteryje.
Spustelėkite parinktį, kad atsiųstumėte el. Pašto pranešimą savo dalyviams. Įveskite dalyvių pavadinimus ir el. Pašto adresus atitinkamuose laukuose. Spustelėkite mygtuką „Siųsti“, jei norite perduoti pranešimą savo dalyviams, naudodamiesi „dial-in“ instrukcijomis ir patvirtindami savo el. Pašto adresą.
Patarimai
-
Paprašykite dalyvių patvirtinti, kad jie prisijungs prie konferencinio skambučio - jie gali atsakyti atgal į jūsų el. Laišką arba paspaudę „Susitikimo“ mygtuką pranešime apie susitikimą. Prieš dieną iki susitikimo atsiųskite priminimo el. Laišką ir papildomą informaciją. Planuodami konferencinį pokalbį naudodami žiniatinklio įrankį, pratęskite trukmę arba pabaigos laiką ir paskirkite vieną ar du dalyvius, nei planuota, kad suteiktumėte sau lankstumą. Konferencijos paslauga paprastai apmokestins tik dalyvių skaičių ir faktinį naudojamų minučių skaičių.
Įspėjimas
Prieš siųsdami pranešimą, venkite painiavos, patikrindami susitikimo informaciją. Kai kurios el. Pašto programos registruoja visus susitikimo prašymus kalendoriuje ir prieštaringus arba atnaujintus susitikimus (nepakeičiant pasenusio paskyrimo).
