Dokumentuojant veiksmus, kurių buvo imtasi susitikimo metu, ateinančiais metais galima nepamiršti svarbių temų ir sprendimų. Visos pagrindinės susitikimo sąveikos turėtų būti užregistruotos, taip pat ir tada, kai pateikiami pasiūlymai - net jei judėjimas galiausiai nepavyksta.
Susirinkimo protokolo tikslas
Protokole dokumentuojami susitikimo metu vykę sprendimai ir diskusijos. Kaip rašytinis protokolas, protokolai taip pat gali būti teisiniai dokumentai posėdį. Bet kokio tipo susitikimai gali užfiksuoti minučių, nuo oficialios įmonių valdybos iki organizacijos darbuotojų susitikimo iki bendruomenės susitikimo viešosios politikos klausimais.
Susitikimo protokolų priėmimas
Išskirtiniai organizaciniai, klausymo ir pastabų priėmimo įgūdžiai gerai užfiksuoja posėdžio protokolus. Ne viskas pasakyta susitikimo metu turėtų būti dokumentuojami; vietoj to, sutelkkite dėmesį į pagrindinius dalykus, tokius kaip:
- Susirinkimo data, laikas ir vieta
- Dalyvių sąrašas
- Pagrindinės aptartos temos
- Pateikiami pasiūlymai
- Baigti sprendimai
- Veiksmai baigti
- Bet kokie veiksmai, kurie turi būti priimti prieš kitą posėdį
Nepavyko pateikti pasiūlymų
Kai susitikimo dalyvis nori pateikti svarstytiną klausimą, pateikiamas pasiūlymas. Paprastai judėjimas turi būti komandiruotas - tai reiškia, kad kitas dalyvis sutinka, kad klausimas turėtų būti svarstomas - kad judėjimas būtų pradėtas ir aptartas. Jei judėjimas nėra komandiruotas, tai vadinama a nepavyko judėti. Tačiau netgi nepavykęs pasiūlymas turėtų būti užfiksuotas protokole. Parašykite, kas padarė judesį, kokį judesį sudarė ir kad jis nepavyko. Pavyzdžiui, vienas iš įrašymo būdų gali atrodyti taip:
- Judėjimas: Visi bibliotekoje esantys kompiuteriai turėtų būti pakeisti naujais ir esamais modeliais. Bill Smith pristatytas judėjimas. Ne komandiruotas judėjimas; judėjimas nepavyko.
Pasiūlymai, kurie yra komandiruoti, vis tiek gali nepavykti, jei jie neturi pakankamai balsų. Pasibaigus judėjimui ir judėjimui, susitikimo dalyviai aptaria šį klausimą. Šis pasiūlymas nepavyksta, jei dauguma rinkėjų nepritaria klausimo nagrinėjimui. Tai turėtų būti įrašoma į protokolą:
- Judėjimas: Visi bibliotekoje esantys kompiuteriai turėtų būti pakeisti naujais ir esamais modeliais. Bill Smith pristatytas judėjimas. Bobas Jonesas komandiravo „Motion“. Balsavimas prieš 5-2; judėjimas nepavyko.
