Posėdžio protokolai skirti apibendrinti svarbiausius posėdžio punktus. Susitikimo tikslas - grupei sušaukti ir priimti sprendimus. Galutinis susitikimo protokolo tikslas pagal šią logikos kryptį yra tiksliai apibendrinti susitikimo metu priimtus sprendimus. Posėdžio protokolai priimami kaip užrašai, vėliau užrašomi visą laiką. Kad procesas būtų šiek tiek lengvesnis, paprašykite susitikimo vadovų susirinkimo renginių darbotvarkės ar santraukos. Sudarykite susitikimo minutės pastabas pagal susitikimo darbotvarkę.
Elementai, kurių jums reikės
-
Kažkas rašyti
-
Kompiuteris (pasirinktinai)
Atkreipkite dėmesį į diskusijų metu priimtus sprendimus. Būtinai pažymėkite visą informaciją, susijusią su galutiniu sprendimu.
Naudokite laiką, kai žmonės diskutuoja apie sprendimą priimti pastabas apie pagrindinius klausimus, kurie, atrodo, dalyvauja diskusijose. Nesijaudinkite, kas pasakė ką.
Po to perskaitykite pastabas ir pažymėkite svarbiausius nariams. Grįžkite atgal ir pažiūrėkite, kokią informaciją reikia paminėti ir kuri yra susijusi su grupės vadovavimo aspektais. Diskusija gali tapti svarbiu liestine, pvz., Dokumentais ar teisiniais klausimais. Atskirkite šią informaciją ir išsiųskite ją grupės vadovams.
Apibendrinkite taškus, kurių reikia savanoriams ir kitoms susijusioms įmonėms. Parašykite bullet-point sąrašą visų užduočių, kurias reikia užbaigti remiantis diskusijoje priimtu sprendimu. Pavyzdžiui, jei nuspręsta organizuoti lėšų surinkimą, kad būtų sumažintas lėšų, reikalingų kitam projektui, deficitas, atkreipkite dėmesį į tai, kad savanoriams reikės lėšų planavimo, savanorių įdarbinimo, reklamavimo ir kt.
El. Laiškams nariams ir informaciniams biuleteniams naudokite susirinkimo protokolų santrauką.
Sudarykite standartinį susitikimo protokolo formatą, remiantis įprastomis procedūromis. Išsaugokite juos, nes jų turima informacija gali tapti naudinga vėliau. Grupė gali atsidurti panašioje situacijoje vėliau, pavyzdžiui, kai žmonės, organizavę pradinį lėšų rinkimą, nebėra organizacijos dalis. Nauji nariai gali naudoti susitikimo protokolus, kad rastų jiems naujų problemų sprendimus.
Būtinai užrašykite susitikimo datą ir laiką su kiekvienu įrašu, taip pat susirinkimo tikslo santrauką.
Parašykite posėdžio protokolus trumpais vieno ar trijų sakinių blokais, kad būtų skaitoma kaip laikraščio straipsnis. Tai leis lengviau suprasti pagrindinius susitikimo punktus skaitytojams.
