„Knygų saugojimas: pagrindinė sėkmingo smulkiojo verslo apskaitos ir apskaitos ataskaita“, septintasis leidimas, „Linda Pinson“ apibrėžia mokėtinas sąskaitas kaip tas skolas, kurias bendrovė turi kreditoriams už įsigytas prekes ar suteiktas paslaugas. Atsiskaitoma mokama komanda naudoja standartines duomenų apdorojimo procedūras, kurios sumažina pridėtines išlaidas ir maksimaliai padidina tiekėjo santykius.
Reikšmė
Sukčiavimas, įkalinimas ir apdorojimo klaidos gali nuniokoti verslą. Labai svarbu įgyvendinti kontrolės procedūras, skirtas šiai rizikai sumažinti. Kai kurios bendros ir veiksmingos kontrolės priemonės: pareigų atskyrimas, siekiant sušvelninti įkalinimo riziką; oficialios pirkimo funkcijos ir gairės, skirtos sušvelninimo, apgaulingų sąskaitų ir klaidų rizikai sumažinti; antrojo pasirašytojo dolerio sumos ribos, siekiant sumažinti iškraipymo ir klaidų riziką; ir sistemingas sąskaitos faktūros numerio patvirtinimas, siekiant sumažinti dvigubų mokėjimo klaidų riziką.
Pardavėjai
Kreditoriai įtraukiami į bendrovės duomenų bazę kaip pardavėjai. Ši užduotis paprastai priskiriama sąskaitoms, kurias reikia apmokėti, arba finansų sekretoriui, kuris neturi galimybės mokėti.
Siekiant užtikrinti, kad mokėjimai būtų generuojami laiku, pardavėjai raginami dirbti su mokėtinomis komandomis, kad būtų sprendžiami sąskaitų faktūrų išrašymo klausimai. Susisiekiant su pirkėjais ar užsakymo skyriumi bus vėluojama nustatyti ar išspręsti neapmokėtas ar iš dalies apmokėtas sąskaitas.
Funkcija
Pardavėjai yra įpareigoti siųsti sąskaitas faktūras tiesiogiai į mokėtiną skyrių. Sąskaitos faktūra yra užspaudžiama laiko atžvilgiu ir prasideda apdorojimo laikrodis. Jei įsigyjamas užsakymas įsigyti prekes ar paslaugas, sąskaita yra suderinta su pirkimo užsakymu ir gavimo patvirtinimu. Mary S. Schaeffer aptaria šį „trijų krypčių atitikimo“ procesą knygoje „Mokėtinos sąskaitos: efektyvaus departamento vykdymo vadovas“.
Jei pirkimas buvo atliktas be pirkimo užsakymo, jis turi atitikti įmonės nustatytas gaires. Jei gairės yra įvykdytos, sąskaita faktūra siunčiama užsakymo tarnybai patvirtinti ir tinkamai koduoti.
Išmokėjimo procedūros
Mokėtini analitikai turi teisę gauti mokėjimus. Analitikas kruopščiai apdoroja sąskaitas faktūras laiku, kad užtikrintų, jog jos būtų nedelsiant sumokėtos ir, jei įmanoma, imamasi nuolaidų. Abu šie tikslai suteikia galimybę kontroliuoti pridėtines išlaidas. Tai ypač svarbu tais atvejais, kai vyriausybinėms agentūroms skiriamos baudos už pavėluotus mokėjimus.
Elektroniniai mokėjimai yra dar viena išlaidų taupymo priemonė. Tai sumažina popierinių čekių išlaidas ir sumažina sukčiavimo ar apgaulės patikrinimą. Jei būtina iš dalies apmokėti ar atmesti mokėjimą, mokėtinos sąskaitos analitikas dokumentuoja ir paaiškina aplinkybes.
Vidaus auditas
Mokėtini analitikai užtikrina, kad mokėjimai būtų išmokami pagal įmonės politiką. Bendrovės vidaus audito grupė atrankos būdu peržiūrės analitiko darbo rezultatus ir paprašys dokumentacijos, susijusios su pasirinkta sąskaitų faktūrų grupe. Auditorius peržiūri dokumentaciją, kad užtikrintų kontrolės procedūrų taikymą ir tinkamą jų laikymąsi. Nepakankamos kontrolės procedūros sukelia netikėtus nuostolius. Norint susigrąžinti tokius nuostolius, reikia papildomo laiko ir išlaidų.
