Dauguma kiekvienas, kuris dirba, bombarduojamas kasdien, nesibaigiantys el. Laiškai. Daugelis šių el. Laiškų yra greitai nuskaityti ir ištrinti, jei jie netgi atveriami. Kai siunčiate verslo el. Laišką kolegai, darbuotojui ar klientui, nenorite, kad jis baigtų išmesti krūvą. Susipažinimas su verslo el. Pašto formatu gali būti skirtingas tarp jūsų el. Laiško skaitymo ir nukreipimo į virtualų šiukšliadėžę.
Kas yra verslo el. Pašto formatas?
Verslo el. Pašto formatas yra gera praktika siunčiant bet kokią korespondenciją jūsų įmonės vardu. Jis suteikia formalią struktūrą, kuri padeda jums perteikti jūsų pranešimą ir gauti atsakymą.
Verslo el. Pašto elementuose yra:
- Išsami teminė eilutė. Naudokite temos eilutę, kuri skatina skaitytoją atidaryti el. Paštą. Kuo konkretesni esate, tuo geriau. Įtraukite keletą žodžių apie tai, kas yra el. Laiškas - Susitikimas kitą savaitę, kad aptartume pasiūlymą - o ne neaiškus žodis Sveiki. Būdamas specifinis, padeda išvengti el. Laiško sugavimo į šlamšto filtrą ir niekada nepadarykite jo gavėjui.
- Profesionalus pasveikinimas. Kaip sveikinate asmenį, priklauso nuo jūsų buvusių santykių, jei turite. Jei pasieksite kažką naujo ar aukštesnio rango pareigas, tikslingiau naudoti oficialesnį sveikinimą Gerb. Jones. Jei dirbote su šiuo asmeniu anksčiau ir turėjote daugiau atsitiktinių santykių, gerai naudoti asmens vardą, pvz Sveiki, Kim. Įsitikinkite, kad asmens vardas parašytas teisingai, ir el. Pašto adresas yra teisingas.
- Trumpas pranešimas. Verslo el. Laiško turinys turėtų būti tiesioginis ir taškas. Asmuo, skaitantis jį, ne visada turi daug laiko, todėl nedarykite pernelyg ilgos ir išsamios. Naudokite trumpus sakinius ir pastraipas ir įtraukite tik susijusią informaciją. Pavyzdžiui, sakinys ar du, kodėl norėtumėte susitikti, ir siūlomi laikai. Tai taip pat palengvina žmonėms skaityti pranešimą savo telefonuose, todėl jie gali atidaryti el. Laiškus. Būtinai naudokite pagrindinį el. Pašto formatavimą, net jei esate linkę naudoti daugybę spalvų ar emocijų.
- Parašas. Siunčiant verslo el. Laišką visada gerai uždaryti el. Pašto parašą. Įtraukite savo vardą, pavardę, įmonės pavadinimą ir kontaktinę informaciją. Jame taip pat gali būti nuorodos į jūsų socialinę žiniasklaidą ar svetainę, todėl naudotojas gali patekti į juos. Tiesiog neįtraukite tiek daug informacijos, kad ji atrodo netvarkinga. Jūsų parašas gali būti iš anksto užprogramuotas jūsų el. Pašto nustatymuose, kad jis būtų automatiškai įtrauktas į jūsų siunčiamus el. Laiškus.
Kodėl reikia žinoti verslo el. Pašto formatą
Verslo el. Laiškas iš esmės yra panašus į bet kurį kitą verslo laišką, tačiau jis siunčiamas elektroniniu būdu. Ir, kaip ir bet kuris verslo laiškas, įsitikinkite, kad naudojate teisingą formatą, kad galėtumėte susidurti su kuo profesionalesniu. Nenorite siųsti pernelyg atsitiktinio ar asmeninio el. Laiško, ypač dėl svarbių verslo problemų.
Verslo el. Pašto formatas suteikia paprastą struktūrą, kuri gali būti pritaikyta bet kokiam verslo el. Jis skirtas tiksliai informuoti gavėjus apie tai, apie ką pranešama, ir paskatinkite juos atidaryti el. Laišką ir jį perskaityti. Verslo el. Pašto formatas taip pat leidžia jums būti formalus arba atsitiktinis, priklausomai nuo gavėjo. Visada išlikite profesionalūs ir draugiški el. Rašykite taip, kad paskatintumėte gavėją skaityti jūsų pranešimą ir atsakykite į jūsų prašymą.
Jūs atstovaujate savo verslą kiekvienam siunčiamam el. Laiškui. Verslo el. Pašto formato mokymasis padės jums padaryti gerą įspūdį tiek tiems, su kuriais dirbate, tiek tiems, su kuriais norėtumėte dirbti.
Verslo el. Pašto formato pavyzdys
Tikslus būdas, kuriuo formatuojate verslo el. Paštą, priklauso nuo jūsų asmenybės, apie ką el. Laiškas ir kuriam jis siunčiamas. Sekite šį pagrindinį verslo el. Pašto formatą:
Tema: Peržiūrėti vasaros rinkodaros planą
Sveiki Sam,
Pridedamas vasaros rinkodaros planas. Vertinu tai, jei galėtumėte ją peržiūrėti ir pranešti, jei turite pasiūlymų.
Ar turėsite laiko su manimi eiti antradienį ar trečiadienį?
Ačiū,
Jenny
pavadinimas, įmonės pavadinimas ir kontaktinė informacija
Kaip visada, būtinai perskaitykite rašybą ir gramatiką prieš paspausdami siuntimą.
