Apskaitos pasaulyje pajamų ir sąnaudų sandoriai užregistruojami naudojant konkretų procesą, nustatytą kiekvienam sandoriui sekti ir klasifikuoti, kad vėliau būtų lengva prisiminti. Buhalteriai nuolat registruoja sandorius, ir kiekvienas mėnuo turi sugebėti rūšiuoti ir klasifikuoti šiuos duomenis į formatą, kuriame pateikiama finansinių ataskaitų rinkinys, įskaitant įmonės pelno (nuostolio) ataskaitą ir balansą. Kiekviena konkretaus finansinio sandorio dalis įrašoma į sąskaitas, kuriose naudojami identifikatoriai, vadinami pagrindiniais apskaitos kodais.
Patarimai
-
Bendrovės dažnai naudoja pagrindines knygas (GL), kad apskaitos duomenis klasifikuotų keliais skirtingais būdais. Šie kodai leidžia bendrovei rūšiuoti sandorių duomenis, kad galėtų pateikti keletą skirtingų apskaitos ataskaitų ir suteikia galimybę analizuoti įmonės apskaitos sandorius įvairiais naudingais būdais.
Kas yra GL kodas?
Bendrovės dažnai naudoja pagrindines knygas (GL), kad apskaitos duomenis klasifikuotų keliais skirtingais būdais. Kodai gali svyruoti nuo paprasto trijų skaitmenų eilutės iki kodo su keliomis dalimis, kiekvienas žymintis klasifikatorių, pvz., Antrinis numeris, verslo padalinys, departamentas ar kita kategorija.
Šie kodai leidžia bendrovei rūšiuoti sandorių duomenis, kad galėtų pateikti keletą skirtingų apskaitos ataskaitų ir suteikia galimybę analizuoti įmonės apskaitos sandorius įvairiais naudingais būdais.
Šios GL kodų sąskaitos yra sudaromos konkrečia tvarka, apibrėžta dvigubo įrašo apskaitos principu. GL kodai tvarkomi iš turto, pvz., Grynųjų pinigų, gautinų sumų, atsargų ir įrangos, įsipareigojimų ir akcininkų nuosavybės. Šiame skyriuje esančių sąskaitų skaičius gali būti mažesnis nei penki arba net 100 ar daugiau, priklausomai nuo kompanijos sudėtingumo.
GL sąskaitų sąraše taip pat yra sąskaitos, sudarančios pelno (nuostolio) ataskaitą, nuo pajamų ir kitų pajamų sąskaitų iki veiklos sąnaudų ir neveikiančių išlaidų sąskaitų, pvz., Palūkanų sąnaudos.
Generalinis viršininkas
Bendrovės generalinė knyga yra pagrindinis visų finansinių sandorių registras. GL gali apimti subgrupes, pvz., Įrašus pagal verslo vienetus, kurie visi sujungiami į pagrindinę knygą. Visa ši informacija tampa pagrindu bendrovės finansinėms ataskaitoms.
GL įrašo informaciją apie kiekvieną apskaitos sandorį. Ši informacija yra naudinga, kai po kelerių metų buhalteris turi prisiminti, kodėl bendrovė praleido neįprastai didelį pinigų kiekį biuro reikmenims vieną mėnesį, arba įmonė du kartus sumoka sąskaitą už klaidą ir turi įskaityti į mokėjimo informaciją išspręsti problemą. Buhalteriai dažnai daro pastabas kompiuterinėje sistemoje, kai žurnalo įrašų operacijos į GL įtraukiamos ateityje.
Kas yra įrašai generaliniame vadove?
Pagrindinių knygų įrašai yra įrašyti sandoriai, kuriuos bendrovė sudaro, įtraukdama pinigus. Šie sandoriai dažniausiai sudaromi į apskaitos žurnalą, o ši informacija apibendrinama ir skelbiama pagrindinei knygai.
Pavyzdžiui, kai įmonė perka biuro reikmenis, ji įrašo išeinančius grynuosius pinigus, įrašydama kredito žurnalo įrašą į savo balanso pinigų sąskaitą, debeto žurnalo įrašą, kad padidintų savo biuro reikmenų sąskaitą ir debeto žurnalo įrašą į savo biuro išlaidų sąskaitą, kuris bus rodomas pelno (nuostolių) ataskaitoje.
Atlikę šiuos žurnalo įrašus, buhalteris juos įteikia į pagrindinę knygą, kad užbaigtų įrašymo procesą. Daugelis kompiuterizuotų apskaitos sistemų užtikrina, kad žurnalo įrašymo procesas būtų skaidrus, todėl atrodo, kad visi sandoriai atliekami tiesiai į pagrindinę knygą.
Sąskaitų diagrama
GL sąskaitos atitinka konkrečią tvarką ir struktūrą, vadinamą sąskaitų schema, kuri leidžia patikrinti tam tikrų tipų klaidas ir pateikti nuoseklias ir tvarkingas finansines ataskaitas. Paprastai įmonės įrašo dvigubo įrašo apskaitą įrašydamos į pagrindinę knygą, o kiekvienam įrašui įrašyti turi naudoti atsiskaitymo debetus ir kreditus.
Pagrindiniame GL sąskaitų kodų sąraše arba sąskaitų sąraše pateikiamos visos balanso sąskaitos, tada visos pelno (nuostolių) ataskaitos. Tuomet buhalteriai gali paleisti ataskaitą, vadinamą bandomojo balanso, kuris rodo kiekvieną GL sąskaitą ir atitinkamą balansą. Kadangi kiekvienas sandoris turi turėti bent vieną debeto ir kredito įrašą, kuris tiesiogiai kompensuoja vienas kitą, bandomojo balanso ataskaitoje turėtų būti parodyta, kad visų sąskaitų suma lygi nuliui. Jei jis nėra, debetas ar kreditas gali būti trūkstamas arba netinkamai užregistruotas.
