Bet kokio tipo ataskaitoje gali būti pateikiama santrauka - tai tik svarbių detalių konsolidavimas, jei auditorija nenori perskaityti visos ataskaitos. Skirtumai yra smulkesnėse detalėse. Turite tiksliai suderinti standartinį formatą, kad galėtumėte pritaikyti temą ir auditoriją. Jei jūsų auditorija yra karinė, strateginė rinkodaros grupė įspėja, kad vien tik laivynas per metus sukuria daugiau nei 500 milijonų puslapių dokumentų. Turėdami tai omenyje, turėtumėte būti svarbiausias rūpestis, nes darbuotojai gali praleisti daug laiko jūsų puslapiams.
Jūsų informacijos organizavimas
Jūsų pirmasis iššūkis yra organizuoti savo ataskaitoje pateiktą informaciją, kad galėtumėte įtraukti svarbiausias dalis į daug trumpesnį dokumentą - jūsų santrauką. Eikite per visą ataskaitą ir pašalinkite informaciją, kurią norite įtraukti į suvestinę. Pateikimo tvarka turėtų būti panaši į tai, kaip informacija pateikiama pačioje ataskaitoje. Į suvestinę įtraukite antraštes, kurios atitinka arba gali būti lengvai prijungtos prie ataskaitos skyrių. Jei jūsų ataskaita nesusijusi su antraštėmis, galite rašyti savo santraukoje, kai ją rašote, vadovaudamiesi savo skaitytoju, kur ilgesnėje ataskaitoje jis gali rasti išsamesnės informacijos. Savo suvestinėje nenorite įtraukti konkrečių duomenų, tačiau jūsų skaitytojas turėtų jį rasti, jei nori daugiau sužinoti.
Santraukos rašymas
Santraukos tikslas - kuo skubiau paaiškinti visą pagrindinę informaciją, kurią jūsų skaitytojas turi priimti sprendžiant problemą, į kurią kreipiatės. Struktūruokite savo santrauką, kad svarbiausia informacija būtų rodoma pradžioje. Tai turėtų apimti ir pranešimo tikslą bei apimtį ir galbūt jūsų išvadą. Galbūt nenorite palikti savo karinio auditorijos spėlioti iki paskutinės jūsų suvestinės dalies. Priklausomai nuo ataskaitos turinio, galite sekti vykdytinas procedūras, atliktus tyrimus, analizę, galimybes ir galutinį sprendimą. Laikykite savo punktus trumpus, ne daugiau kaip septynis ar aštuonis sakinius, ir kiekvieną iš jų skirti savo ataskaitos skyriui. Būkite trys puslapiai, nebent apibendrintumėte techninę ataskaitą. Tokiu atveju jūsų suvestinė gali sudaryti iki 10 procentų jūsų ataskaitos puslapių, tačiau jei tai yra ilga, priimtina parašyti dvi atskiras santraukas. Kuo ilgiau gali būti sprendžiami techniniai klausimai, o trumpesnis 3 puslapių apibendrinimas gali pateikti visos ataskaitos apžvalgą. Negalima šokinėti pirmyn ir atgal tarp praeities, dabarties ir ateities laiko - tai sulėtina skaitymą.
Kreipimasis į karinę auditoriją
Strateginės rinkodaros grupė pataria, kad armijos standartinis rašymo stilius reikalauja aiškaus pranešimo, skatinančio greitą skaitymą. Jei jūsų ataskaita apima žingsnį bet kuriam ginkluotųjų pajėgų skyriui, laikykite santrauką trumpai ir tiksliai. Venkite pateikti nuomones, pvz., „Manau, kad tai veiks, nes X lygus Z.“ Jūs galite palikti šešis žodžius, tiesiog nurodydami, „X lygus Z“, tada išdėstykite svarbiausius faktus ir juos susieti su numatomais rezultatais.
Atsargumo priemonės
Apsvarstykite savo skaitytoją, jei kalbate apie karinius klausimus. Jei esate ginkluotųjų pajėgų narys ir rašote civiliniam subjektui, įsitikinkite, kad neįtraukėte jokios konfidencialios informacijos ar saugumo pažeidžiančios informacijos. Jei rašote savo ataskaitą ir santrauką savo viršininkui, prieš atvykdami į savo stalą, abu gali eiti per kitas rankas, todėl įsitikinkite, kad visi dalyviai yra išvalyti, kad perskaitytumėte, ką parašėte.
