Apskaitos tarnybos naudoja įvairius akronimus, kad nustatytų atsakomybę, departamentus ar vyriausybės agentūras. Nors kai kurie akronimai yra specifiniai pramonėje, kiti egzistuoja visuotinai. A / P yra daugumos įmonių „mokėtinų sumų“ skyrius.
Pozicijos
Skolos, kurias reikia mokėti, skiriasi nuo vieno asmens iki daugelio žmonių keliais skirtingais priežiūros lygmenimis. Mokėtinos sąskaitos tvarkytojai įveda duomenis iš sąskaitų iš apskaitos sistemos ir suderina sąskaitas faktūras su atsargine dokumentacija. Mokėtinos priežiūros institucijos prižiūri mokėtinų sąskaitų tvarkytojų darbą ir atsako į kitų departamentų užklausas dėl sąskaitų faktūrų mokėjimo ar pardavėjo likučių. Skolos tvarkytojai vadovauja departamentui, planuodami individualius vaidmenis departamente, biudžeto skyrimo išlaidas ir bendradarbiaudami su kitais įmonės vadovais priimant sprendimus.
Atsakomybė
Mokėjimo departamentas atsako už sąskaitų faktūrų apmokėjimą laiku. Daugelis pardavėjų siūlo nuolaidas sąskaitoms apmokėti per tam tikrą laiką. Mokėtinas departamentas stebi mokėjimų datas kartu su nuolaidų datomis, kad būtų užtikrinta didžiausia kompanijos nuolaidos. Mokėjimų departamentas turi patikrinti, ar kiekviena sąskaita yra tiksli prieš apmokėjimą. Mokėjimų skyrius koordinuoja patikrinimą su vadovybės parašu čekyje. Patikrinimai ir sąskaitos faktūros taip pat turi būti užrakinti.
Vidinė kontrolė
Kadangi pinigai keičiasi rankomis per mokėtiną skyrių, vidaus kontrolė turi būti prioritetas. Pagrindinė patikrinimų apsauga užtikrinama užrakinant tuščias patikras ir apribojant prieigą prie rakto.Sąskaitos faktūros patvirtinimas nustato, ar kiekviena sąskaita yra tiksli ir tinkama. Pareigos padalijamos tarp skirtingų komandos narių, siekiant užtikrinti, kad nė vienas komandos narys negalėtų pasiekti visos sistemos be kito asmens peržiūros.
Proceso tobulinimas
Spausdinimo patikrinimai dažnai yra rankinis procesas, reikalaujantis žmogiškojo darbo, kad būtų sunku atlikti tokias užduotis, kaip antai įdaryti vokai. Proceso tobulinimas sumažina darbuotojų, dirbančių su pridėtinės vertės darbu, poreikį ir leidžia darbuotojams sutelkti dėmesį į analitinį darbą. Patobulinimai apima elektroninių mokėjimų ir elektroninių patvirtinimo sistemų naudojimą.
