El. Paštas yra efektyvus ir greitesnis verslo ryšių siuntimo būdas, palyginti su pašto paslauga. Tai taip pat yra lengviau keistis dokumentais. Kai kurie dalykai, kuriuos reikia apsvarstyti siunčiant verslo el. Paštą su priedu, yra jo dydis, programa, kuria sukuriamas priedas, ir virusų galimybė. Taip pat svarbu prisiminti, kad gavėjas gali būti vienintelis, kuris mato jūsų pranešimą. Naudokite profesionalų toną, kuris paliks palankų įspūdį.
Parašykite teminę eilutę, kuri tinkamai atspindi pranešimą. Konkrečios temos padės darbuotojams organizuoti el. Laiškus pagal įmonės projektus. Dėl neaiškių pavadinimų, pvz., „Svarbus“ arba „Prašome perskaityti“, ateityje sunku rasti pranešimus.
Sukurkite trumpą ir lengvai skaitomą pranešimą. Darbuotojai kasdien turi persižiūrėti didelius el. Laiškų kiekius ir per mažai laiko skaityti ilgus pranešimus. Naudokite įskaitomą šriftą, įtraukite daug baltos erdvės ir tinkamai naudokite didžiosios ir mažosios raidės. Parašykite savo pranešimą tokiu tonu, kuris yra mandagus, tačiau profesionalus, ir pradėkite ir baigite profesionaliais sveikinimais.
Žr. Priedą. Užimtas darbuotojas dažnai skubėjo laiku ir gali nepastebėti priedo, jei jo nėra. Leiskite gavėjui žinoti, kas yra priede, ir ką su juo daryti.
Prieš siųsdami įsitikinkite, kad pridėjote dokumentą. Janis Fisher Chan, „E-Mail: A Write It Well Guide - kaip rašyti ir tvarkyti el. Paštą darbo vietoje“ autorius, pataria pridėti dokumentą prieš pradedant rašyti žinutę.
Tegul jūsų skaitytojas žino, kokia programa reikalinga failui atidaryti. „Microsoft Office Suite“ ir „Adobe Acrobat Reader“ yra įprastos darbo vietoje naudojamos programos.
Apsvarstykite, kiek laiko gavėjas turės parsisiųsti priedą. Naudokite failų glaudinimo programą dideliems failams, pvz., „WinZip“, arba pertraukite failą į mažesnius skyrius, kuriuos galite siųsti atskirai. Už užimamą darbuotoją galite įklijuoti dokumentą į pranešimo tekstą.
Ištaisykite pranešimą. Rašybos ir gramatikos klaidos atrodo neprofesionalios. Taip pat venkite naudoti slengą, santrumpas ir šypsenėlių pranešime. Tai gali būti gerai žinomi terminai, tačiau jie netinkami verslo pranešimuose.
Prieš siųsdami nuskaitykite pranešimą ir pridedamą dokumentą.
Įtraukite atsakomybės atsisakymą, skatindami skaitytoją nuskaityti priedą, skirtą virusams, prieš atsisiųsdami. Tai gali apsaugoti jūsų įmonę nuo teisinių veiksmų, jei gavėjas gauna virusą per jūsų priedą.
Įspėjimas
Nesiųskite grandinės laiškų, šlamšto ar anekdotų kaip priedų. Jie yra neprofesionalūs ir netinkami.
