Nors žodžiai „prisirišimas ir aptvaras“ dažnai naudojami pakaitomis verslo raidėmis, jie atspindi skirtingus elementų įtraukimo būdus. Siaurąja prasme areštas laikomas laiško dalimi, o aptvaras laikomas atskiru dokumentu. Kai kurioms organizacijoms, pvz., Vyriausybei, kiekvienam jų panaudojimas apibrėžiamas siunčiama korespondencija, o kitiems - naudojimas yra priimtinas.
Priedo pridėjimas
Priedas yra dokumentas, kuris yra verslo laiško dalis. Ji papildo arba papildo informaciją laiške. Kai kurie pavyzdžiai apima skaičiuoklę, kurioje pateikiamas vaizdinis finansinių sąskaitų ar prognozių paaiškinimas, diagrama, kurioje pateikiama verslo tendencijų ar biudžeto apžvalga. Siunčiant priedą, parašykite žodį „Priedas“ apačioje kairėje pusėje su pusiau dvitaškiu ir priedo pavadinimu. Jūs taip pat turėtumėte paminėti, kad laiške yra pridedamas elementas (arba pridedami keli elementai), kurie pagerina arba išsamiau paaiškina informaciją laiške.
Įskaitant priedą
Korpusas yra dokumentas, kuris papildo verslo laišką. Jis gali būti savarankiškas dokumentas ir nereikalauja, kad verslo laiškas paaiškintų, kas yra dokumentas arba kaip jį interpretuoti. Kai siunčiate korpusą verslo laiške, raidės „Enc“ pateikiamos pusiau dvitaškiu arba kairėje pusėje parašykite raidę „Enclosure“. Tada įdėkite dokumento pavadinimą. Tai įspėja skaitytoją, kad antrajame dokumente yra įrašyta korespondencija. Vienas pavyzdys dokumentui, kuris yra tinkamas aptvarui, yra atnaujinimas, įtrauktas su motyvaciniu laišku. Atnaujinimas yra atskirtas nuo laiško ir yra lengvai atskiras.
Priedai el
Kai kuriais atvejais nėra metodo, kuriuo būtų galima atskirti priedą ir gaubtą. Viena iš šių situacijų kyla, kai siunčiate verslo laišką el. Paštu. Kadangi nėra dėžutės parinkties, ir el. Paštas yra elektroninio perdavimo forma, visi elektroniniu paštu siunčiami dokumentai tampa priedu. Priedas pridedamas prie el. Pašto kaip atsisiunčiamas elementas, kuris siunčiamas kartu su el. Laišku.
Federalinės vyriausybės naudojimas
Gali būti nustatytos taisyklės, susijusios su priedų ir priedų naudojimu tam tikruose federalinės vyriausybės filialuose. Pavyzdžiui, JAV geologijos tarnyba savo korespondencijos vadove aprašo, kaip elgtis su priedu ir aptvaru, kai siunčiama korespondencija. Pagal jų vadovą, siunčiate elementą kaip priedą, kai korespondencija yra atmintinė, o jei tai yra laiškas, papildomus dokumentus turėtumėte naudoti žodžiais „gaubtas“. Bet kuriuo atveju po parašo bloku įrašykite „Enclosure“ arba „Attachment“ dvi eilutes. Tai leidžia skaitytojui ieškoti aptvarų ar priedų. Jei jų trūksta, paprašykite, kad jie būtų išsiųsti, nes jie buvo išsiųsti kartu su laišku arba atmintine.
Jei yra daugiau nei vienas priedas arba aptvaras, nurodykite, kiek tokių, kaip antai „2 korpusai“ arba „3 priedai“. Jei kuri nors iš jų nenurodyta tekste, po žodžio naudokite dvitaškį, po to seka dokumento pavadinimą arba paaiškinimą kitoje eilutėje. Pavyzdžiui: „Enclosure:“ (kitoje eilutėje) įrašomi du tarpai ir pridėkite „John Q. Adams“ atnaujinimą nesibaigiant skyrybos ženklais. Kai yra keletas aptvarų ar priedų, kurie nėra paminėti tekste, pavadinime ar aprašomi kiekvienoje atskiroje eilutėje. Pavyzdžiui: 2 Priedai: (kitoje eilutėje) įtraukiami du tarpai ir įrašykite: „Jono Q. Adamso tęsinys“ (kita eilutė) įtrauka dvi tarpas ir tipas: Apdovanojimų ir pasiekimų sąrašas be pabaigos skyrybos.
