Technologijų dieną, amžius, atleidimo procesai, terabaitai, gigabaitai ir dublikatų kopijos, įrašų tvarkymas yra kasdienė, tačiau kritinė praktika, kurią turi turėti visos organizacijos. Vis dažniau duomenų failų tvarkymo metodas tampa geros verslo sprendimų priėmimo duona ir sviestu.
Kokia įrašų tvarkymo sistema
Įrašų tvarkymas apima kelias duomenų rinkimo, saugojimo ir galiausiai tinkamo sunaikinimo sritis. Mokslas yra suskirstytas į kelias kategorijas: įvedimas ir rinkimas, saugojimas, atleidimas iš darbo ir atsarginės kopijos bei sumažinimas. Įvedimas ir rinkimas nustato protokolus, pagal kuriuos darbuotojai gali sekti, kaip sukuriami duomenys ir kokia sistema turi sekti, kad vėliau būtų lengviau juos atkurti. Jame taip pat nurodoma, kas turėtų būti saugoma ir kas neturėtų. Sandėliavimas gali apimti ir popierines, ir elektronines rinkmenas, ir nustato parametrus, kuriuos saugojimo priemones leidžiama naudoti ir kas nėra (t. Y. Kietieji diskai, palyginti su popieriaus aplankais, palyginti su tinklais ar „flash“ diskais). Atleidimas iš darbo ir atsarginės kopijos apima svarbios informacijos saugos kopijų išsaugojimą nelaimės atveju. Galiausiai sumažinimas nurodo leistinus duomenų sunaikinimo ir pašalinimo iš verslo sistemų metodus.
Statistinė pagalba priimant sprendimus
Įrašų tvarkymas leidžia lengvai surinkti statistiką. Daug verslo sprendimų priimama remiantis tendencijų analize. Tendencijų analizė yra sukurta ir sukurta remiantis informacijos ir duomenų modeliais ir išvadomis apie šių modelių elgesį. Kuo geriau yra informacijos valdymas, geresnė tendencijų analizė ir susijusios verslo žinios.
Informacijos praradimo vengimas
Kitas svarbus dokumentų tvarkymo komponentas yra duomenų praradimo prevencija. Tai gali atsitikti labai lengvai: failas ištrinamas, neteisingas aplankas susmulkinamas, blogas darbuotojas išvyksta iš pastato su jautriais duomenimis.
Įrašų tvarkymas užtikrina, kad yra prevenciniai procesai, skirti saugiai tvarkyti ir saugoti informaciją. Tuomet atleidžiami atleidimai, pvz., Atsarginės sistemos ir kelių kopijų saugyklos, todėl, jei viena failų sistema yra sunaikinta, ją galima greitai pakeisti naujausia kopija. Galiausiai saugumo priemonės padeda sugauti įrašus, kurie yra sugadinti, o tai gali pakenkti įmonės gerovei ir interesams.
Organizacinės išmokos
Įrašų tvarkymas pagerina efektyvumą. Duomenys randami greičiau, lengviau, o sprendimų priėmimas pagerinamas atliekant neatidėliotiną analizę ir gaunant informaciją. Geresnis duomenų saugojimas mažina išteklių švaistymą. Kai laikomasi tinkamų protokolų, naudojama mažiau popieriaus ir saugojimo sistemos. Atsitiktinis sunaikinimas ir nuolatinis praradimas vengiama, kai tinkamas įrašų tvarkymas užtikrina, kad egzistuoja naujausios atsarginės kopijos. Įrašų tvarkymas taip pat palaiko popierinį taką, kad padėtų apginti bendrovės veiksmus bylinėjimosi metu. Galiausiai, įrašų tvarkymas padeda palaikyti gerą organizaciją, kai sprendžiami klientai ar projektai, į juos reaguoja ir kaip jie aptarnaujami. Laikydami organizuotą informacijos rinkimo sistemą, vertingus duomenis ir informaciją galima gauti, kai tai yra būtina klientui ar projektui.
Užsakomosios paslaugos kaip galimybė
Daugelis kompanijų nori pasilikti savo pagrindinėms specialybėms ir nenori būti taip trikdoma palaikant duomenų sistemas. Tokiais atvejais gali būti labai naudinga naudoti partnerį ar pardavėją, kad būtų galima tvarkyti ir projektuoti įrašų tvarkymą, kad kliento įmonė galėtų tiesiog sutelkti dėmesį į savo pagrindinę veiklą. Administracija tiesiog atsisako mokėti už paslaugą, kuri užtikrina, kad saugoma informacija būtų renkama ir prižiūrima, nes klientas to reikalauja sprendimų priėmimui. Daugelis didesnių kompanijų yra linkusios eiti šia linkme, kad būtų efektyvesnės, kartais užsakydamos tik atsargines paslaugas, o kitos - daugiau įrašų sistemų pardavėjams, kad galėtų geriau valdyti.
