Komiteto posėdžiai atlieka svarbų vaidmenį vykdant ne pelno siekiančias ir pelno siekiančias įmones. Kai kurie komitetai veikia neformaliai, o narių susirinkimas yra būtinas konkrečioms užduotims atlikti, kiti komitetai yra formalesni. Kai kurie turi teisinę atsakomybę už tokius dalykus kaip finansinis auditas, vykdomoji atranka, akcijų siūlymas, narystės patvirtinimas ir saugos priežiūra. Šie komitetai labiau linkę priimti oficialią susitikimų struktūrą, naudodamiesi tokiais protokolais kaip Roberto darbo tvarkos taisyklės ar panašios taisyklės.
Elementai, kurių jums reikės
-
Darbotvarkė
-
Protokolas
Parengti ir išsiųsti rašytinę darbotvarkę ne vėliau kaip prieš savaitę iki komiteto posėdžio. Kiekvienas komiteto narys turi laiko peržiūrėti darbotvarkę ir pasirengti temoms, kurios bus aptartos susitikimo metu.
Skambinkite susirinkimui užsakyti laiku. Tai paprastai atlieka komiteto pirmininkas. Sekretorius atkreipia dėmesį į visus posėdžio metu dalyvaujančius asmenis. Susirinkimo užsakymas laiku skatina žmones pasirodyti laiku ir parodyti pagarbą visiems komiteto nariams ir jų laikui.
Išplatinkite darbotvarkės kopijas ir visas ataskaitas, kurios bus pristatytos susitikimo metu. Jei komitetas nuolat posėdžiauja, išplatinkite ankstesnių posėdžių protokolų kopijas. Leiskite komiteto nariams peržiūrėti protokolus, darbotvarkę ir kitas ataskaitas. Paklauskite, ar yra kokių nors komentarų apie ankstesnio posėdžio protokolą, ir paklauskite, ar yra pasiūlymas, o antrasis - patvirtinti protokolus.
Sekite darbotvarkės tvarką, kad kiekvienas posėdžio elementas būtų padengtas. Leisti pateikti pasiūlymus, kurie yra susiję su svarstomu darbotvarkės klausimu. Pripažinkite kiekvieną narį, kuris nori kalbėti apie pasiūlymą. Leiskite vienam asmeniui kalbėti vienu metu ir suteikti kiekvienam asmeniui galimybę būti išklausytam, jei įmanoma. Pakvieskite balsavimą dėl pasiūlymo, kai diskusijos baigtos. Kai kuriais atvejais nariai pasiūlys pakeitimus, o komiteto pirmininkas ragins balsuoti dėl pakeitimų prieš pateikiant pasiūlymą.
Baigti posėdį, kai darbotvarkė yra baigta arba kai atvyksta numatytas posėdžio laikas. Komiteto pirmininkas gali atidėti posėdį be pasiūlymo, antrojo ar balsavimo. Sekretorius registruoja visus neišsamius verslus, kad juos būtų galima įtraukti į kito posėdžio darbotvarkę.
Patarimai
-
Dauguma oficialių komitetų posėdžių reikalauja, kad posėdyje dalyvautų narių kvorumas. Organizacijos įstatuose bus nustatyta, kaip kvorumas pasiekiamas. Paprastai tai yra bent pusė narių.
