Rengiant metinį strateginio planavimo susitikimą, pasiruošimas dažnai užgožia tikrąjį susitikimo tikslą. Dalis pasirengimo apima darbotvarkės kūrimą, dalyvių kvietimą, darbotvarkės išsiuntimą ir rengimo vietą. Tačiau, jei pats susitikimas neatitinka idėjų, sprendimų priėmimo ir planavimo, jis gali nesukurti norimų naujovių ir strateginės kompetencijos. Nors vieta ir organizacija yra svarbi, tai yra tiesioginio bendravimo kokybė.
Nustatykite susitikimo tikslus
Strategijos paprastai apima įmonės plėtrą, rinkodarą, produktų linijas, konkurenciją ir finansinius įsipareigojimus. Strateginio planavimo susitikimai, kuriuose tiesiog pakartojamas senas strateginis planas su jūsų valdymo grupe, netikrina galimo tobulinimo plano. Jei jūsų tikslas yra tobulinti ateinančių metų strategiją, pradėkite susitikimą su dabartinės strategijos SWOT analize. Jei vadovaujate susitikimui, pasiruoškite problemų ir klausimų, skirtų skatinti diskusijas, sąrašą. Sudarykite straipsnių, baltųjų knygų ir vaizdo pristatymų, kad sukurtumėte kūrybinę mintį. Iššūkis dalyviams kelti nepatogias temas. Vadybininkai dažnai nenori būti užkliuvimu, kuris atsistoja, nes bijo, kad bus nugriautas.
Sukurkite savo problemų sąrašą tolesnėms diskusijoms
Svarbi praėjusių metų strateginio plano SSGG analizė ir jos parengta analizė turėtų paskatinti daugiau diskusijų ir sprendimų. Naudodamiesi lenta, kurioje išvardijami klausimai ar problemos, galite organizuoti diskusijas ir sekti. Kaip lyderis, toliau iššūkis ir užduoti klausimus. Dalyvaujanti diskusija yra būtent tai, ko norite, bet nuolat kontroliuokite diskusiją ir bandykite jį rasti sprendžiant ir priimant sprendimą. „Breakout“ sesijos gali sukurti novatoriškus sprendimus, todėl priskirkite dalyviams pertraukas, kuriose aptariamos atskiros pagrindinės temos.
Peržiūrėkite sprendimus ir patvirtinkite
Viena iš priežasčių surengti strateginio planavimo susitikimus dviem ar daugiau dienų iš eilės yra suteikti dalyviams laiko apdoroti iškeltas idėjas. Tai, kas atrodo kaip gera idėja, gali būti atskleista kaip klaidos po nakties miego. Visiškai apsvarstę senąjį strateginį planą ir suformulavę naujas idėjas, peržiūrėkite kiekvieną punktą ar sprendimą ir balsuokite. Balsavimas įpareigoja vadovus dalyvauti priimant sprendimus. Jei nesutariama dėl vieno taško, apsvarstykite tolesnes diskusijas apie tai, kaip jį keisti, kad visi sutiktų.
Įgyvendinimas ir tolesni veiksmai
Žinoma, įgyvendinimas ir tolesni veiksmai daro skirtumą tarp sėkmingo susitikimo ir nesėkmės. Vadovams taip lengva išlaikyti status quo, kai jie grįžta į savo departamentus, kad turėtumėte agresyviai priskirti atsakomybę už įgyvendinimą. Kaip lyderis, jūs esate atsakingas už tai, kad įsitikintumėte, jog vadovai visiškai įgyvendina strateginio planavimo susitikimo strategijas ir pokyčius. Nustatyti gaires ir pažangos apžvalgas, siekiant įvertinti, kaip strateginis planas yra naudingas organizacijai ir ar jis turi būti peržiūrėtas.
