Patikrinimų pasirašytojų vidaus kontrolės kontrolinis sąrašas įvairiose organizacijose skiriasi. Kiekviena įmonė turi nustatyti patikimą rizikos valdymo planą, kad pašalintų nesąžiningumo potencialą ir užkirstų kelią sukčiavimui. Kai kuriems subjektams procesas prasideda nuo užsakymų patikrinimų ir svyruoja nuo patikrinimo saugojimo iki dviejų pasirašiusiųjų reikalavimų arba specialaus patvirtinimo, kad patikrinimai viršytų tam tikrą sumą. Periodiškai peržiūrėkite taisykles, kad užtikrintumėte, jog jos apima geriausią praktiką.
Rašytinė politika
Įdėkite vidaus politiką ar kontrolę raštu, nurodydami organizacijos kontrolę, susijusią su patikrinimais nuo užsakymo ir gavimo iki faktiškai pasirašymo. Projektavimo priemonės, susidedančios iš dokumentų ir įrašų, kad būtų galima įrašyti visus patikrinimo rašymo sandorius ir įvykius. Įsitikinkite, kad įrenginys turi tinkamas saugojimo vietas ir kompiuterių programos turi pakankamą leidimo saugumą.
Tuščia kontrolinė atsarga
Daugelis organizacijų turi asmenis ar globėjus, kurie yra atsakingi už kontrolinio lapo laikymą tuščių čekių atsargose. Procesas gali apimti šiuos veiksmus: įrašyti tuščių patikrinimų pristatymo datą ir nurodyti gautų patikrinimų seką. Į valdymo lapą įveskite trūkstamus kontrolinius numerius. Asmuo, gavęs tuščių čekių siuntą, turi pateikti datą ir pasirašyti kiekvieną siuntą. Be to, įrašykite į saugyklą grąžintų nepanaudotų patikrinimų datą ir seką. Patikrinkite paskutinį patikrinimą; tai užtikrina, kad patikrinimo seka nepaliestų.
Nepriklausomi patikrinimai ir likučiai
Nepriklausomi patikrinimai ir balansai užtikrina geriausią praktiką, kai kalbama apie čekių pasirašytojų vidaus kontrolę. Tai apima patikrinimų sumų užtikrinimą, suderinimą turi būti teisingos sumos, įskaitant oficialius patikrinimus, palyginant turtą su registruota atskaitomybe, kompiuterizuotą kontrolę. Be to, peržiūrėkite apskaitos ataskaitų valdymą, pvz., Senų takų balanso ataskaitas ir kitas automatines ataskaitas.
Administracinės apžvalgos
Kartais organizacijai gali būti neprivaloma paskirstyti užduotis; šiuo atveju administratorius turėtų atlikti įprastines apžvalgas, kad užtikrintų patikrinimo rašymo proceso vientisumą. Patikrinkite tik su tinkamais dokumentais ir įsitikinkite, kad asmuo, pasirašęs čekius, siunčia čekius iš biuro. Jei įmanoma, čekius negrąžinkite asmeniui, kuris tvarko pinigines išmokas ir mokėjimus už apskaitą. Politikos klausimu neatlikite čekių, mokamų „Grynaisiais“.
Atskiros sąskaitos
Nustatykite mažiausiai dvi atskiras banko sąskaitas savo įmonei. Įneškite visas lėšas ir įplaukas į pirmą sąskaitą. Perkelkite tik pakankamai lėšų į antrąją sąskaitą, kad padengtumėte jūsų parašytus čekius. Valdybos narys ar kitas paskirtas asmuo turėtų turėti leidimą pervesti lėšas į sąskaitą. Be to, sukurkite atskirą darbo užmokesčio sąskaitą; vėl perduokite tik sumą, reikalingą darbo užmokesčio skaičiui patenkinti.
Parašai
Kai kurioms valdyboms gali reikėti dviejų parašų. Tačiau dviejų parašų gavimas gali būti sudėtingas ir reikalauja, kad iš anksto būtų pasirašyti tuščios patikros. Jei politika neveikia jūsų organizacijai, pakeiskite politiką iki vieno pasirašiusiojo reikalavimo iki tam tikros dolerio sumos. Taip pat nustatykite tiesioginį indėlį darbuotojams ir naudokite trečiosios šalies darbo užmokesčio tarnybą.
