Kai įmonės pirmą kartą pradėjo naudoti kompiuterius dideliu skaičiumi, „pundits“ pranešė apie „popierinės visuomenės atsiradimą“. Kompiuterinė revoliucija vis dar turi galimybę eiti tam tikram pažadui. Nepaisant to, tradiciškai popieriniai procesai - tiek verslo, tiek asmeniniai - ir toliau pereina prie daugiau kompiuterizuotų formų ir dėl kai kurių labai gerų priežasčių.
Dokumentai
Kompiuteris sukūrė ir redagavo dokumentus lengvai. Skirtingai nuo rašomosios mašinėlės, kompiuterizuotos teksto apdorojimo programos siūlo beveik neribotą stilių, šriftų ir dokumentų formatų pasirinkimą. Rašymo klaidos gali būti lengvai koreguojamos ekrane, nereikalaujant pataisymo skysčio ar korekcijos juostos. Visą teksto bloką galima lengvai nukopijuoti iš vieno dokumento į kitą be jokio pakartojimo. Nuotraukos ir kita grafika gali būti įtrauktos į dokumentą labai mažai pastangų.
Bendrinimas
Dokumentų bendrinimas su kompiuterine sistema yra paprastas. Nereikia daryti fizinių dokumento kopijų, o tada siųsti ar siųsti faksogramas gavėjams. Kompiuterinėje sistemoje esantis dokumentas gali būti bendrinamas su bet kuriuo kitu, kuris turi prieigą prie šios sistemos, paprasčiausiai pateikdamas dokumentą savo kompiuterio ekrane. Dokumentus galima bendrai naudoti už įmonės ribų, tiesiog pridedant dokumentą prie gavėjui siunčiamo el.
Pateikimas
Pateikimo tikslas yra ne tik saugoti dokumentus, bet ir padaryti juos lengvai prieinamus. Kompiuteris puikiai išsiskiria tokiu būdu, kad paprastas padavimo kabinetas niekada negalėtų. Kompiuterinėje sistemoje pateikti dokumentai automatiškai indeksuojami kompiuterio failų valdymo sistema. Šiuos indeksus sistema automatiškai atnaujina ir prižiūri, nesvarbu, kaip dažnai dokumentas gali būti perkeltas ar redaguojamas. Dokumentai netgi gali būti išdėstyti, kai kompiuteris ieško daug dokumentų tam tikrų žodžių ar frazių. Be to, kompiuterizuotos registravimo sistemos gali saugoti didžiulį skaičių dokumentų mažoje vietos, kurios reikalauja fizinės dokumentų spintos, dalimi.
Funkcionalumas
Elektroninis dokumentas gali tapti tikrai interaktyviu subjektu, o ne tik statinio popieriaus dokumento elektroniniu pavaizdavimu. Pavyzdžiui, elektroninė užpildymo formos versija gali leisti įvesti duomenis tiesiai į dokumentą, tikrinant ir tikrinant realiu laiku. Skaičiavimai ir funkcionalumas gali būti sukurti tiesiogiai į dokumentą. Pavyzdžiui, esamas klientas gali būti įtrauktas į elektroninį dokumentą, nes dokumentas naudoja kompiuterio kliento duomenų bazės failą, kad vartotojas galėtų paprasčiausiai pasirinkti kliento vardą iš visų faile esančių klientų sąrašo. Į dokumentą integruota logika automatiškai perkelia kliento informaciją į dokumentą, įskaitant adresus, klientų apskaitos numerius ar kitus norimus duomenis.
Sauga
Svarbiausia yra fizinė įmonės bylų sauga. Failai turi būti apsaugoti nuo fizinės žalos ar sunaikinimo. Be to, turi būti užkirstas kelias prieigai prie bylos, kurią turi neteisėtas personalas. Kompiuterizuota rinkmenų sistema supaprastina šias užduotis. Kompiuterizuotų failų kopijas galima lengvai kurti ir saugoti įvairiose vietose, tiek daugelyje kompiuterių platformų tinkle, tiek išimamosiose duomenų laikmenose, kad būtų galima saugoti svetainę. Kompiuterio sistemoje esantys failai taip pat gali būti užšifruoti, kad tie, kurie neturi leidimo peržiūrėti failus, būtų nesuprantami.
