Faksai yra pagrindiniai dokumentai daugelyje pramonės šakų, nes jie suteikia teisinį parašo faksimilę. Pavyzdžiui, jie yra teisiniai dokumentai importo ir eksporto pramonėje, kur partijos dažnai yra tarp tūkstančių mylių. Neigiamas apie faksogramas yra tas, kad jie gali lengvai prarasti arba išsiųsti į neteisingą vietą, nebent jie pateiktų konkrečius nurodymus gavėjams. Tai yra atvejis, kai įeina fakso viršelis. Fakso užpildų lapai gali būti nuo rankų parašytų instrukcijų tuščiajame popieriaus lape iki profesionaliai sukurtų formų, užpildytų įmonės logotipu, detalių pavadinimų vardų, telefono numerių, pagrindinių duomenų langelių ir vietos rašyti instrukcijas. Sukurkite nemokamą „fakso viršelio“ lapą yra paprastas procesas.
Nemokami fakso lapų šaltiniai
Patikrinkite teksto apdorojimo programinę įrangą, kad pamatytumėte, ar ji turi nemokamus faksogramų lapų šablonus, kuriuos galima rasti ieškodami jūsų kompiuterio šablonų. Pavyzdžiui, „Microsoft Word“ pateikia šablonus (žr. Ištekliai). Atidarius „Microsoft“ šablonus galite išsaugoti kompiuteryje, jei naudojate „Microsoft Word“.
Sukurkite savo faksogramų lapą naudodami teksto apdorojimo programą ir atlikdami pagrindinį formatą.
Jei neturite patogaus kompiuterio, rašykite savo fakso viršelio lapą. Tai atlieka darbą, tačiau neturi profesionaliai skaitmeninio dizaino viršelio.
Fakso viršelio lapo formatas
Įdėkite žodį „Faksas“ arba „Fakso siuntimo viršelis“ didelėmis raidėmis lapo viršuje. Tai atpažįstama kaip viršelis, atskirai nuo siunčiamo dokumento.
„Justify“ paliko tokias eilutes tokiu būdu, praleidžiant eilutę tarp kiekvienos: „Data:“, „Nuo:“, „Siuntėjo telefonas:“ ir „Grąžinti fakso numerį:“ Tai nurodo fakso šaltinį, kad jis būtų lengvai pastebimas jei gavėjas laukia. Juose taip pat yra reikalinga siuntėjo kontaktinė informacija.
Praleiskite dvi ar tris eilutes ir tęskite šias antraštes: „Į:“, „Fakso numeris:“ ir „Telefono numeris“. Priimant gavėjo fakso numerį, lengviau įvesti tinkamą numerį į fakso įrenginį, neperžiūrint užrašų. Gavęs gavėjo kontaktinį telefono numerį, siuntėjas gali greitai paskambinti, kad patvirtintų, jog faksograma buvo gauta, arba ar jis sugadintas.
Praleiskite kelias eilutes ir pridėkite antraštę, kurioje nurodoma: „Puslapių, įskaitant dangtelį, skaičius:“ Nurodant, kad puslapių skaičius apima viršelį, pašalinama painiava.
Praleiskite dvi ar tris eilutes ir užrašykite antraštę „Tema:“ Siuntėjas gali trumpai paaiškinti pridedamą dokumentą.
Antraštėje „Tema“ įrašykite antraštę „Pastabos:“, kad siuntėjas galėtų rašyti instrukcijas, pvz., „Pristatyti nedelsiant ponia Jones“ arba „Skambinti man, kai gausite šį“ arba „Prašome patikrinti, pasirašyti ir siųsti faksogramą“.
Patarimai
-
Aiškumas yra svarbiausia fakso dėklo kokybė. Paryškinkite antraštes, jei kuriate lapą teksto apdorojimo programoje. Jei rašote lapą, spausdinkite aiškiai ir pabrėžkite antraštes.
