Pirkimo politikos rašymas gali atrodyti kaip laiko švaistymas, ypač mažoje įmonėje. Tačiau turėdamas formalią politiką, kurią visi darbuotojai supranta, bus užtikrinta, kad jūs išeikvojate savo operatyvines lėšas protingai. Augant, rašytinė politika taps labai svarbi jūsų sėkmei. Parašykite pirkimo politiką su tais, kurie jį naudos. Jei jie nesugeba suprasti politikos, arba jei procesas yra pernelyg sudėtingas ar sunkus, darbuotojai taps nusivylę ir greičiausiai padarys klaidas arba tyčia ignoruos politiką, kad gautų darbą.
Nuspręskite, kas turės teisę įsigyti bendrovės vardu. Nustatykite bet kokias perkančiosios institucijos ribas ir nustatykite, kas patvirtins pirkimus per šias ribas.
Parašykite pardavėjo pasirinkimo gaires. Nustatykite, kaip veiks konkurso procesas ir kiek pasiūlymų turi būti gauti kiekvienai galimybei. Paaiškinkite visus kriterijus, kuriuos pirkėjai turėtų naudoti vertindami pasiūlymus. Kriterijai gali apimti kainą, kokybę, draudimą, pardavėjo veiklos trukmę ir dar daugiau.
Nurodykite aplinkybes, kuriomis darbuotojai gali sudaryti sutartį. Apibūdinkite sutarčių patvirtinimo procesą ir priskirkite sutarties pasirašymo įgaliojimus. Nustatykite maksimalią sutarties ribą. Nustatyti, kaip dažnai turi būti vertinamos reguliarios paslaugų sutartys.
Nustatykite taisykles dėl dovanų ir maitinimo iš pardavėjų priėmimo. Kai kurios įmonės leidžia maistą, bet ne dovanas, o kitos įmonės leidžia dovanoms iki tam tikros dolerio vertės. Kai kurios bendrovės leidžia grupines dovanas, bet ne asmenines dovanas ir kai kuriuos draudžiančius pardavėjus.
Sukurti interesų konflikto politiką. Kai kurios bendrovės draudžia darbuotojams pirkti iš pardavėjų, kuriems jie turi interesų: kiti pratęsia draudimą bendrovėms, kuriose artimas draugas ar šeimos narys turi interesą. Vis dar kiti tokie apribojimai netaikomi.
Nustatyti konfidencialumo gaires. Nustatykite, kokia informacija laikoma konfidencialia, ir nustatykite laikotarpį, per kurį darbuotojams, turintiems šią informaciją, draudžiama ją atleisti.
Paaiškinkite užsakymo sistemą. Nurodykite pirkimo užsakymų rašymo ir išdavimo instrukcijas. Jei jūsų kompiuterio sistema leidžia nustatyti minimalius atsargų lygius ir įspėti perkant, kai pasiekiami šie lygiai, paaiškinkite, kaip tai padaryti. Jei jūsų įmonė sandėliuoja prekes naudodama brūkšninį kodą ar kitą kompiuterinę sistemą, pateikite nurodymus dėl esamų gaminių keitimo ir naujų.
Dokumentuokite politiką, kurią kiti darbuotojai, pavyzdžiui, priimantis personalas, naudos, kad pirkėjai žinotų apie trūkstamus, sugadintus ar neteisingus krovinius.
Patarimai
-
Prieš pasirašydami šį dokumentą, galite kreiptis į advokatą.
Spausdinkite logotipo politiką.
Įspėjimas
Viešai parduodamos bendrovės paprastai turi griežtą interesų konflikto politiką. Pasikonsultuokite su advokatu, jei rašote viešosios bendrovės pirkimo politiką.
