Kai įmonės nustato, ar reikia įsigyti medžiagą ar sutarčių remontą, pirkėjas ar savininkas paprašys pasiūlymo - arba tiekimo ir (arba) konkretaus darbo apimties sąmatos. Įprasta, kad savininkas ar agentas prašo kelių konkuruojančių bendrovių pasiūlymo, kad surastų geriausią pardavėją. Pasirinkus laimėjusį rangovą, profesionalus mandagumas yra pranešti nesėkmingiems dalyviams apie savo ketinimus. Atminkite, kad galbūt norėsite, kad pardavėjai siūlytų savo būsimus projektus.
Fonas
Pirmasis procesas, kurio metu gaunama citata, profesionaliai žinoma kaip citatos prašymas (RFQ), yra apibrėžti darbo apimtį. Pirkėjas, peržiūrėjęs ir atmesdamas pateiktus pasiūlymus, turės žinoti, koks darbas turi būti atliktas ir kokie yra tikėtini rezultatai, todėl informacija gali būti perduodama siunčiančiajai įmonei.
Savininkas ar pirkėjas taip pat norės turėti omenyje idėją, ką projektas kainuotų. Jei tyrinėjate ir apskaičiuosite, kad apskrities kalėjime įrengtas stogo remontas turėtų kainuoti mažiau nei 350 000 JAV dolerių, o pasiūlymai bus grąžinti daugiau nei 500 000 JAV dolerių - turėtumėte peržiūrėti informaciją. Jūs galėtumėte turėti nerealų biudžetą, arba pasiūlymų teikiančios bendrovės gali tiesiog būti pernelyg brangios.
Atmetimo laiškas
Jei pasiūlymai yra per aukšti, juos įjunkite. Prisimindami, kad ateityje galbūt norėsite užsiimti verslu su šiomis kompanijomis, nenorite palikti jiems įdomių dalykų. Profesionalus ir mandagus siųsti standartinį atmetimo laišką.
Prašymas atlikti pakartotinį pasiūlymą
Gali būti atvejų, kai pateikiamas pasiūlymas, kuris yra nepažymėtas. Galbūt pardavimų atstovas ar rangovas nesuprato darbo apimties arba galbūt nusprendėte pašalinti dalį darbo. Siųsti tinkamą laišką, kuriame prašoma pakartotinio pasiūlymo. Savo dokumente pasiūlykite siūlymus, paaiškinimus ar pakeitimus.
Atmesti visus
Kartais įmanoma pateikti visus pasiūlymus. Jei taip atsitiks, turėtumėte išsiųsti laišką visiems konkurso dalyviams, pranešusiems, kad visi pasiūlymai yra atmesti, ir informuoti juos apie datą, kada bus priimti nauji pranešimai.
Pašalinimas dėl specifikacijos
Kai kurios bendrovės, ypač ne pelno organizacijos, privalo laikytis labai išsamaus pasiūlymo proceso. Tenesio universitetas, pavyzdžiui, reikalauja, kad konkurso dalyviai pateiktų savo pasiūlymą vokuose, nurodytuose konkurso dalyvio pavadinimu, adresu, prašymu pateikti citatos numerį ir rangovo licencijavimo informaciją. Kai gaunamos citatos, kuriose trūksta tinkamos informacijos, kaip nurodyta, paprasčiausiai grąžinkite pateikimą trumpu laišku, kuriame paaiškinama, kad pateikimo procesas nebuvo tinkamai vykdomas.
