Pradinis ryšys tarp būsimo kliento ir advokatų kontoros paprastai yra telefonu, kurį tvarko registratorius. Todėl svarbu, kad įmonės registratorius visada būtų profesionalus ir mandagus. Profesionalumo išlaikymas kartais gali būti iššūkis, ypač registratoriams, kurie kasdien atsako į didelį skambučių kiekį. Tačiau yra tam tikrų principų, kuriuos visada turėtumėte laikytis atsakydami į skambučius advokatų kontoroje.
Pradinis skambučio priėmimas
Kiekvieną skambutį paskelbite paskelbdami advokatų kontoros pavadinimą, nurodydami save pagal pavadinimą ir klausdami, kaip galite padėti skambinančiajam. Pavyzdžiui, „Geras rytas, tai yra advokatų kontora X ir Y, Jane, su kuo aš kalbu?“ Nustačius skambinančiojo vardą, paklauskite „Kaip aš galiu jums padėti šiandien ponia Z“ ir likusio pokalbio metu kreipkitės į skambintoją. Pranešimų priėmimas kiekvienu kvietimu gali būti naudingas, ypač kalbant apie vardus. Pokalbio metu palaikykite teigiamą toną, būkite kantrūs ir niekada nepraraskite savo malonumo. Venkite žargono, slengo ar ne žodžių, tokių kaip „uh huh“ ir „um“, naudojimas.
Skambintojo poreikių nustatymas
Labai svarbu, kad jūs atidžiai išklausytumėte skambinančiąją ir nustatytumėte jos poreikius ir aiškiai bei glaustai pateiktumėte jai reikalingą informaciją. Kiekvienas skambintojas ieško pagalbos gauti reikalingą informaciją arba rasti tinkamą asmenį, su kuriuo kalbėti.
Maršruto skambintojas nukreipiamas į tinkamą asmenį
Jei skambinantysis prašo informacijos, kurią geriausiai pateikia advokatas, informuokite skambintoją, kad jis turi kalbėti su kitu asmeniu ir paprašyti jo laikyti perkėlimui. Susisiekite su advokatu, kuriam ketinate perduoti skambutį, pranešti skambinančiam asmeniui pagal pavadinimą, atskleisti skambučio tikslą ir persiųsti skambutį, jei yra advokatas. Jokio skambinančiojo neturėtų būti paliktas ilgiau nei 45 sekundes. Po 45 sekundžių paprašykite skambintojo, jei ji nori toliau laikyti, norėtų, kad jis būtų pakviestas, kai yra advokatas arba norėtų paskambinti vėliau.
Baigti skambutį
Prieš baigdami kiekvieną skambutį, prieš baigdami skambutį, teiraukitės, ar galite gauti papildomos pagalbos. Ačiū skambinančiajam už advokatų kontoros svarstymą. Teisėtam registratoriui retai neįmanoma įtikinti potencialaus kliento samdyti advokatų kontorą, bet registratoriui labai lengva prarasti advokatų kontoros klientą, nes jis yra neprofesionalus, grubus ar nepalankus.
