Vykdant verslą labai svarbu atsakyti į telefonus profesionaliai ir mandagiai. Telefonas išlieka pagrindine bendravimo tarp daugelio įmonių ir jų klientų priemone. Jei perskaitėte klientų sukurtus atsiliepimus apie įmones, pastebėsite, kad klientai paprastai formuoja bendrą įmonės nuomonę, atsižvelgdami į tai, kaip jie buvo apdoroti telefone. Klientai priima sprendimus pagal skambučių skaičių prieš atsiliepdami į skambučius, kaip jie pasveikinami telefonu, kiek laiko jie užlaikomi ir ar jie patenkinti pokalbio pabaigoje.
Paimkite telefoną prieš trečiąjį žiedą. Nors tai gali būti neįmanoma kiekvieną kartą, tai turėtų būti bendras tikslas. Klientai jį laiko neprofesionaliais, kai jų skambučiai neatsakomi nedelsiant. Net jei jūs negalite iš karto skambinti į skambutį, bent jau pasveikinkite klientą ir paprašykite, kad jis laikytųsi.
Atsakykite į telefoną profesionaliai. Daugeliui įmonių standartinis pasisveikinimas geriausiai tinka, ir galbūt norėsite išduoti universalią įmonės politiką, kurioje visi telefono skambučiai būtų atsakomi vienodai. Naudokite paprastą sveikinimą, kuriame yra įmonės pavadinimas, ir klausia, kaip galite padėti. Pavyzdžiui, galėtumėte pasakyti kažką: „Geras vakaras ir ačiū, kad skambinate bendrovei„ XXX “. Kaip man padėti?“
Aktyviai klausykitės, kol klientas kalba. Klientai erzina, kai jie nesijaučia, kad kitas asmuo jiems atkreipia dėmesį, arba kelis kartus prašoma pakartoti ką tik sakė. Venkite daugiafunkcinio veikimo telefonu metu ir duokite klientui visą dėmesį.
Šypsotis, kai kalbate. Kai šypsotės, telefonu būna malonesnis ir klientai teigiamai atsiliepia. Be to, visada būkite malonūs ir mandagūs, net ir tada, kai klientas yra neprotingas ir nepriimtinas.
Kalbėkite lėtai ir aiškiai, paaiškindami dalykus klientui. Klientai nenori jaustis skubėti, kaip bandote juos skubėti iš telefono. Ypač svarbu kalbėti lėtai ir aiškiai, o jums paaiškinti ilgus procesus arba pereiti per įmonės politiką. Jūs norite išsamiai paaiškinti save, kad klientas visiškai suprastų ir nebūtų paliktas jokio užsitęsusio klausimo.
