Verslo nustatyme kiekvienas jūsų priimtas telefono skambutis yra svarbus, nesvarbu, ar kalbate su klientu, klientu ar pardavėju. Ši patirtis yra jūsų verslo santykių pagrindas, o viena bloga patirtis yra pakankamai dažnai, kad prarastų klientą amžinai. Vadovaudamiesi pagrindinėmis telefono etiketo taisyklėmis, užtikrinsite, kad jūsų klientai kiekvieną kartą, kai skambins, turės teigiamos patirties.
Būk pasiruošęs
Geras telefono ryšys prasideda nuo paruošimo. Biuro darbuotojai turėtų žinoti, kas yra atsakingas už kiekvieno telefono atsakymą, ir kas imsis skambučių, turėtų žinoti telefoną ir jo funkcijas.
Taip pat turėtumėte paruošti standartinį sveikinimą visiems darbuotojams. Nors galbūt norėsite savo sveikinimui pridėti tam tikrą individualumą, jis vis tiek turėtų apimti keturias pagrindines sudedamąsias dalis: sveikinimas, kalbantis asmuo, organizacija, kurią jie atstovauja, ir klausia, kaip padėti skambintojui. Pavyzdžiui, „Sveiki, tai yra„ Gene “su„ Du Bois “paslaugomis. Kaip man padėti šiandien?”
Būkite puikūs
Kai atsakote į skambutį, žinokite savo balso toną ir savo žodžių greitį. Stenkitės išlaikyti linksmą balso toną, net jei nejaučiate ypač teigiamai. Jausmas padės, nors skambinantysis negali jus matyti. Šypsena keičia burnos formą, keičia jūsų lenkimą ir toną būdais, kuriuos galima išgirsti.
Būkite veiksmingi
Į skambučius reikia atsakyti nedelsiant, paprastai antrajame žiede. Greitai atsiliepiant į skambučius, kai kurie skambintojai gali skambėti, tačiau dauguma skambintojų linkę pakabinti po trijų ar keturių žiedų.
Prieš skambindami, turėtumėte susipažinti su savo telefono sistemos funkcijomis. Susipažinkite su tuo, kaip užlaikyti skambinančius asmenis (netyčia atjungdami skambintoją) ir kaip perkelti skambutį į kitą plėtinį.
Jei reikia priimti pranešimą, būkite pasirengę nuimti nuodugnius užrašus. Visada paklausti skambinančiojo vardo ir kas yra jų žinutė. Jei skambintojas turi būti pasiektas ateityje, kreipkitės į telefono numerį. Įrašykite visą pranešimą ir nedelsdami perduokite ją gavėjui.
Grąžindami skambučius, atsakymas turėtų įvykti per vieną darbo dieną ir, jei įmanoma, tą pačią dieną. Jei tai vėluojama, reikėtų susisiekti, kad paaiškintumėte, kodėl, ir įvertinkite, kada bus atsakyta.
Būkite profesionalūs
Kadangi jūs atstovaujate verslui, būkite atsargūs, kad kalbėtumėte kaip profesionalas. Frazės, tokios kaip „Kas yra?“ ir „Tik sekundė“ yra bauda už atsitiktinį pokalbį, bet ne profesionalų ryšį. Be to, turėtumėte vengti bet kokio slengo. Tai ne tik neprofesionali, bet daugelis mano, kad atrodo nekenksmingos sąlygos būti įžeidžiančiomis.
Ir nebandykite valgyti ir atsiliepti telefonu vienu metu. Bandant kalbėti apie maisto įkandimą, jums bus sunku suprasti.
Būkite mandagūs
Kiekvieno skambučio pradžioje atsakantis asmuo turėtų prašyti skambinančiojo vardo ir kaip jie gali būti naudingi. Jei skambutis tęsiasi, reikia pasirūpinti, kad prisimintumėte ir (jei reikia) skambinančiojo vardą. Skambintojas turėtų teisingai jausti, kad jie gauna asmeninį dėmesį ir paslaugą.
Jei norite persiųsti skambutį arba užlaikyti skambintoją, visada prašykite leidimo. Daugeliui skambinančiųjų staigus perėjimas nuo kalbėjimo su gyvu asmeniu klausytis muzikos yra erzina ir grubus. Jokio skambinančiojo neturėtų būti laikoma sulaikyta be geros priežasties. Naudojimas laikant kaip priemonę, leidžiančią išvengti skambinančiojo, yra ne tik grubus, bet ir gali būti nutrauktas.
Visada pabandykite baigti skambučius teigiamu užrašu. Užtikrinkite skambinančius asmenis, kad suteikiate jiems geriausias pastangas, peržiūrėdami veiksmus, kurių ėmėtės ir kurių imsis.Visada paklauskite, ar yra ką nors, ką galite jiems padėti, ir padėkoti jiems už laiką.
