Norint užtikrinti sklandų biurą, labai svarbu, kad jūsų vadovai, kolegos ir pavaldiniai būtų gerai informuoti. Nors daug kasdieninės informacijos keičiasi asmeniškai, elektroniniu paštu arba telefonu, kartais būtina parašyti biuro atmintinę, kurioje paminėtos jau įvykusios diskusijos ir veiksmai (įskaitant darbuotojų vertinimus) ir (arba) pateikiami kiekvienas „vadovauja“ dėl artėjančių pokyčių. Štai ką reikia žinoti, kad surinktumėte savo mintis ir parašytumėte veiksmingą atmintinę.
Nustatykite norimo rašyti tikslo tikslą. Pabandykite ją apibendrinti vienu trumpu sakiniu. Pavyzdžiai: naujų darbuotojų orientavimas; Naujos kelionės reikalavimų tvarkymo procedūros; Holiday Potluck. Šis sakinys bus „Temos“ eilutė, esanti jūsų įrašo viršuje tiesiai po adresatais.
Nustatykite asmenis, į kuriuos bus įtraukta atmintinė. Jei jis skirtas tik keliems žmonėms, atmintyje jie bus identifikuojami pagal pavadinimą, pavadinimą ir skyrių. Tačiau, jei ji eina į didelę grupę, jie bus identifikuojami pagal kolektyvinį pavadinimą. Pavyzdžiai: visi darbuotojai; 4 skyrius Valdytojai; Kanceliarinės pagalbos personalas. Ši informacija bus įtraukta į įrašo „Į“ eilutę.
Pažymėkite save ir savo pavadinimą eilutėje „Nuo“. Net jei visi jus pažįsta kaip „Bobą“, jūs turėtumėte identifikuoti save savo pavarde ir pavarde.
Atlikdami „Memo“ turinį vadovaukitės „3 taisyklės“; tiksliai pasakykite savo skaitytojams, ką ketinate jiems pasakyti, pasakykite jiems, kas tai yra, ir baigti pakartodami ką ką tik jiems pasakėte. Pavyzdžiui, galbūt jūsų atmintinė yra apie primindama savo darbuotojams, kad atostogų sezono trukdymas yra populiarus laikas vagims pavogti daiktus, tokius kaip piniginės ir asmeniniai daiktai, palikti nepastebimai. Pirma pastraipa jiems patars, kad reikia būti atsargiems. Antrojoje pastraipoje būtų pateikiami patarimai apie užraktus ir duris bei žinotų lankytojus. Trečiojoje pastraipoje būtų rekomenduojama imtis veiksmų, jei jie stebėtų įtartiną elgesį arba nukentėtų nuo biuro vagystės.
Naudokite užrašus, skirtus atmintims, kuriose pateikiamas procedūrinis turinys arba bet koks kontrolinis sąrašas. Tai yra daug lengviau sekti ir suprasti, nei juos įterpti į pasakojimo pastraipą.
Laikykitės 1 colių paraščių taisyklės kairėje ir dešinėje pusėse bei puslapio apačioje. Jūsų puslapio viršuje tikriausiai yra tam tikros formos blankas arba šablonas, kuris sumažins viršutinę ribą keliomis colimis. Jei neturite blankų, galite sukurti sau gražiai atrodantį dokumentą, centruodami žodį „MEMO“ paryškintu 2 ar 3 colių žemyn nuo puslapio viršaus. "To:", "From:" ir "Subject:" būtų įvesti kairėje pusėje. Atmintinės kūnas yra atskiras.
Naudokite 12 pt. šriftą, kurį bus lengva nuskaityti gavėjams. „Times New Roman“ ir „Courier“ yra standartiniai; „Bookman“ ir „Palatino“ yra priimtini.
Prieš spausdindami išsiaiškinkite savo turinį.
Fotokopijuokite tiek kopijų, kiek jums reikia, ir platinkite juos gavėjams.
Patarimai
-
Jei įmanoma, išsaugokite savo atmintį į vieną puslapį. Tiek, kiek reikia kiekvienam biure, visi atmintiniai, nukreipti į kelis puslapius, gali būti atidėti vėlesniam skaitymui ir galiausiai nuvažiuos į kamino apačią. Jei turinys yra neatidėliotinas arba yra susijęs su artėjančiu susitikimu, kurio reikia norint įdėti į savo kalendorius, įsitikinkite, kad tai išsiskiria temoje, kad jūsų skaitytojai to nepraleistų.
Įspėjimas
Jei jūsų atmintinės turinys yra neigiamas arba galbūt parašytas susilpnėjusio momento dvasia, užsirašykite jį kelias valandas arba kitą dieną ir perskaitykite.
