Bendravimas organizacijoje yra labai svarbus. Kuo labiau susiję ir labiau informuoti darbuotojai, tuo labiau pasitikės jų darbdavys. Tyrimai rodo, kad darbuotojai pirmenybę teikia tiesioginiam bendravimui su savo vadovais, tačiau laiko apribojimai ir organizacijos dydis ne visada leidžia tokį požiūrį. Įmonės įrašai yra dar vienas būdas perduoti svarbią informaciją organizacijos vidinei auditorijai. Mažiau formalūs nei verslo laiškai, jie gali paskelbti naujas politikos kryptis ar organizacinius pakeitimus, pateikti prašomą informaciją arba būti projekto atnaujinimu. Mokymasis rašyti kompanijos atmintinę, kurioje reikia informacijos darbuotojų, padės sustiprinti įmonės „galią“.
Elementai, kurių jums reikės
-
Skaitmeninis įmonės logotipas
-
Kompiuterių leidybos programinė įranga
-
Spausdintuvas
-
Popierius
Įdėkite įmonės logotipą kaip paveikslėlį puslapio viršuje.
Sukurkite pavadinimą, kuriame rašoma (visomis didžiosiomis raidėmis) „MEMO“, „MEMORANDUM“ arba „INTEROFFICE CORRESPONDENCE“. Tai gali būti centruojama viršuje arba suderinta su kairiuoju parašu.
Po pavadinimo įrašykite eilutės eilutę ir tada žodžius „TO:“, „FROM:“, „DATE:“ ir „SUBJECT:“ (vietoj „SUBJECT:“ galite pakeisti „RE:“) atitinkamą informaciją, po kurios grįžta sunkiai. Susitarimas gali skirtis. Kiekvienas elementas gali turėti atskirą eilutę iš viso keturioms eilutėms, arba galite padalinti į dvi stulpelius: pirmasis, kuriame yra „TO:“ ir „FROM:“, o antrasis - „DATE:“ ir „SUBJECT“. įtraukti vidinį adresą arba sveikinimą („Gerb.…“).
Pradėkite savo atmintinės tekstą antroje arba trečioje eilutėje po antrašte. Jei jūsų atmintinė yra įprastas pranešimas, atidarytas tiesiogiai. Pranešimai, kuriuose pateikiamos blogos naujienos, turėtų būti atidarytos neutralaus pranešimo, glaudžiai susijusio su atmintinės tema, žinoma verslo komunikate kaip buferis, kad skaitytojai galėtų parengti neigiamą informaciją. Priklausomai nuo naujienų, galite pasirinkti keletą šios strategijos atidarymo strategijų. Įsitikinkite, kad tai yra nuoširdus, aktualus, sąžiningas ir trumpas.
Naudokite likusias savo vietos dalis, kad pateiktumėte svarbias detales. Tonas turėtų būti pokalbis. Naudokite subpozicijas, kad ilgesnius įrašus būtų lengviau perskaityti. Taip pat galite įtraukti lenteles, grafikus ar kitus vaizdus. Rašytojai, norintys įtikinti savo auditoriją, turėtų įtraukti, kaip / kodėl ši informacija bus naudinga darbuotojams arba visai įmonei.
Baigti teigiamą, draugišką pastabą. Įtraukite nemokamą uždarymą ar parašą.
Atspausdinkite atmintinę ir pradinį įrašą savo vardu viršuje arba parengite el. Laiškus, kuriuos norite išsiųsti (kai kurie formatai gali būti prarasti elektroniniu būdu). Jei atmintinė bus išsiųsta keliems gavėjams, gali būti pigiau spausdinti vieną kopiją, ją inicijuoti ir kopijuoti.
Paskirstyti. Jis gali būti perduodamas, išsiųstas el. Paštu, siunčiamas per pašnekovą arba išsiųstas paštu.
Patarimai
-
Naudokite bloko formatą (be atkarpos) su kiekvienos pastraipos tarpu. Sutelkti dėmesį į vieną temą. Pabandykite išsaugoti atmintį dviem puslapiais. Užrašai turėtų būti naudojami tik tarp jūsų vidinės auditorijos. Nesiųskite atmintinės žmonėms, esantiems už jūsų įmonės ribų. Vietoj to parašykite laišką. Jei į šį pranešimą atsiunčiate tam tikriems asmenims, o ne visam departamentui ar personalui, abėcėlę nustatykite gavėjų sąrašą, nebent yra tam tikrų pozicijų, kuriems turėtų būti suteikta daugiau dėmesio.
