Jei perkate prekes ar paslaugas iš pardavėjo, tikėtina, kad esate suinteresuotas savo mėnesiniais sandoriais su šiomis įmonėmis. Tas pats pasakytina ir apie bet kokius klientus, kurie perka prekes ar paslaugas iš jūsų, kaip įmonės savininką. Norėdami pateikti išsamią kliento ar kliento mėnesinės veiklos apskaitą, daugelis įmonių siūlo sąskaitos išrašą. Nors kai kurios įmonės jas vis tiek siunčia, jos taip pat gali būti teikiamos el. Paštu arba interneto portale. Šis dokumentas yra naudingas, padedantis klientams subalansuoti savo knygas.
Patarimai
-
Sąskaitos ataskaita - tai dokumentas, kuriame klientui parodoma kiekvienos konkrečios atsiskaitymo ciklo operacijos apskaita.
Kas yra sąskaitos ataskaita?
Sąskaitos ataskaitoje pateikiamas kliento sandorių sąrašas nurodytu laiku. Panašiai kaip ir banko ataskaita, kurią gaunate už savo finansinius sandorius, verslo sąskaitos ataskaitoje išsamiai nurodomos pradžios ir pabaigos datos, pradinis balansas, galutinis likutis ir visi debetai ir kreditai, įvykę tarp šių dviejų datų.
Paprastai įmonės sąskaitą išsiunčia tik tiems klientams, kurie turi paskyrą ir pasirašė atitinkamas sutartis. Priklausomai nuo jūsų asmeninių pageidavimų, galite nuspręsti siųsti tik sąskaitų pareiškimus tiems, kurie turėjo tam tikro mėnesio veiklą. Tai ypač naudinga, jei turite kai kuriuos klientus, kurie per mėnesį jų neperka. Tai padės sutaupyti papildomų išlaidų, susijusių su nulinio balanso ataskaitų siuntimu.
Sąskaitos ataskaitos formatavimas
Jei niekada nesukūrėte sąskaitos išrašo, jūs negalite žinoti, kaip jį formatuoti. Geros naujienos yra tai, kad yra daug šablonų, kurie padės jums, įskaitant kai kuriuos „Microsoft Word“. Jame paprasčiausiai reikia turėti žodžius „sąskaitos išrašą“ viršuje ir įrašyti kliento vardą ir adresą „į“ ir savo vardą bei adresą pagal „nuo“. Po to išsamiai aprašysite kiekvieną mėnesį įvykusį sandorį, įskaitant visus pirkimus ir kreditus ir išlaikant einamąjį balansą tolimoje dešinėje esančioje stulpelyje. Apatinėje pusėje turėtų būti nurodyta visa mokėtina suma ir nurodymai, kaip mokėti.
Jei jūsų klientas automatiškai apmokestinamas, įsitikinkite, kad tai aiškiai nurodoma ataskaitoje. Tai tik informacinis pareiškimas. Jūsų klientai gali susidoroti su sąskaitų ir deklaracijų krūvomis ir neturi laiko rūšiuoti pagal savo įrašus, kad nustatytų, ar jie jau sumokėjo ar ne. Jei privalote pridėti sąskaitą prie apačios, kad išvengtumėte atskirų ataskaitų spausdinimo tiems, kurie automatiškai paleidžiami, įsitikinkite, kad pažymėsite, kad sąskaita bus nurašyta, kad būtų išvengta dvigubų mokėjimų.
Kas yra banko ataskaita ir jos paskirtis?
Kai įmonės išduoda sąskaitos išrašus, jie dažnai tai daro kaip patogumą klientams, nors tai kainuoja papildomai, ypač jei siunčiate paštu. Šio tipo mandagumo sąnaudų efektyvumas gali būti abejotinas, nebent galite jį tiesiogiai susieti su padidėjusiu klientų skaičiumi laiku. Jei jie nuolat gauna pranešimą apie savo sandorius ir sąskaitą, dėl kurios lengva sumokėti, jie iš tikrųjų gali pervesti mokėjimą, o ne nustatyti, kad jie bus išjungti, kol jie negalės patikrinti, ką jie įsigijo per praėjusį mėnesį.
Kliento pabaigoje sąskaitos išrašo tikslas yra lengvai atlikti buhalterinę apskaitą. Jūsų klientai greičiausiai turės kiekvieną mėnesį srautą, o tai reiškia, kad jūsų yra viena iš daugelio. Jūsų pateiktą informaciją galima lengvai palyginti su savo knygomis. Metams einant, jie gali pažvelgti į istorinius duomenis, susijusius su verslu, kurį jie daro su jumis, ir naudoti informaciją, kad nustatytumėte būsimas biudžeto prognozes.
Sąskaitos pavyzdžių ataskaita
Geriausias sąskaitos išrašo pavyzdys yra banko ataskaita, kurią gaunate kiekvieną mėnesį. Šią informaciją gausite visoms savo paskyroms, įskaitant asmenines banko sąskaitas, visas turimas investicines sąskaitas, kredito korteles ir savo verslo finansines sąskaitas. Paprastai pradžios data baigiasi, pradinis balansas, galutinis balansas ir visų per tą laikotarpį įvykusių operacijų žurnalas.
Kaip ir jūsų įmonės sąskaitos išraše, banko ataskaita gali būti siunčiama paštu, popierine forma arba internete. Jei jis susijęs su jūsų kredito kortele, tikriausiai matysite sąskaitos faktūrą sąskaitos išrašo apačioje, kurioje nurodoma suma, kurią turėtumėte sumokėti, ir mokėjimo diena. Skirtingai nei sąskaitos išrašai, jūsų banko ataskaita gali būti pateikta net jei neturėjote mėnesio sandorių.
Banko išrašo tikslai
Banko pareiškimo tikslas yra skaidrumas. Klientai nori matyti visus sandorius, kurie buvo registruoti jų sąskaitose per metus. Prieš internetinę bankininkystę klientai stebėjo savo sandorius čekių registre ir suderino sumą, kai ši mėnesio ataskaita buvo pateikta paštu. Jei jie pamiršo prisijungti prie operacijos, jie ją matys ataskaitoje ir galės greitai išspręsti klaidą. Be to, įmonės taip pat stebėjo savo finansinius sandorius popierinėmis knygomis ir dvigubai patikrino sumas mėnesio ataskaitoje.
Visa tai pakeitė technologiją. Dabar įmonės ir asmenys gali prisijungti visą parą ir pamatyti naujausią informaciją apie sandorius. Nereikia išlaikyti suderinamumo, bet jei jie tikrai nori likti naujausi, jie gali nustatyti savo sąskaitas, kad įspėtų kiekvieną kartą, kai atsiranda naujas sandoris. Verslo, apskaitos ir buhalterinės apskaitos programinė įranga leidžia lengvai išlaikyti nuolatinę visų verslo išlaidų apžvalgą.
Koks skirtumas tarp sąskaitų faktūrų išrašymo ir atsiskaitymo?
Kadangi sąskaitos išrašuose gali būti sąskaitos apačioje, jis gali būti lengvai supainiotas su sąskaita arba sąskaita. Galite pastebėti, kad jūsų mėnesio kabelinės sąskaitos, pavyzdžiui, turi informaciją apie įvairius mokesčius, taip pat apačioje, kad galėtumėte persiųsti mokėjimą, jei nesate apmokėję elektroniniu būdu. Tai yra sąskaita, o ne sąskaitos ataskaita, nes jame nėra išsamiai aprašytos visos sąskaitos ataskaitos ataskaitos laikotarpiu įvykusios operacijos.
Tačiau skirtumas tarp sąskaitų ir sąskaitų gali būti dar subtilesnis. Sąvokos dažnai vartojamos pakaitomis, tačiau skirtumas yra tas, kaip gavėjas juos nurodo.Verslas dažnai prašo sąskaitos faktūros, kuri yra dokumentas, patvirtinantis vieno asmens įsiskolinimą kitam. Retai matysite asmenį, kuris skambina kabelinės sąskaitos sąskaita, ir kai jis atvyksta į paštą, paprastai jis yra pažymėtas kaip sąskaita, o sąskaita paprastai pateikiama su antrašte „sąskaita“.
Kitas skirtumas tarp šių dviejų yra tas, kad sąskaita faktūra gali būti laikoma kredito forma. Klientas turi tam tikrą laikotarpį mokėti po to, kai įvykdytas produkto ar paslaugos prašymas. Kita vertus, įstatymo projektą sudaro labai griežtas terminas. Jei gausite sąskaitą po vakarienės restorane, šis terminas yra nedelsiant. Tačiau jūsų vandens sąskaita gali būti techniškai vadinama sąskaita-faktūra, nes ją galite sumokėti iki kelių savaičių, o tai reiškia, kad komunalinių paslaugų įmonė plečia jūsų kreditą kaip nuolatinį klientą. Tai yra skirtumas tarp dviejų skirtumų.
Kiek laiko yra mėnesinis pareiškimas?
Sąskaitų ataskaitose vadovaujamasi atsiskaitymo ciklu, kuris priklauso nuo to, kokią pirmenybę teikia jų išdavusi įmonė. Atsiskaitymo ciklas apibrėžiamas kaip laikotarpis tarp vienos ataskaitos datos iki kito. Kiekvieno atsiskaitymo ciklo pradžia ir pabaiga yra aiški, o naujas ciklas prasidėjo, kai tik baigsite ankstesnį. Jei klientams siunčiami pareiškimai, jie paprastai nebebus jų rankose, kai ciklas baigsis, bet ciklo pradžios ir pabaigos datos paprastai spausdinamos ant jo.
Apskaitos ciklai linkę laikytis pramonės standartų, todėl gali padėti ieškoti aplink. Jūsų atsiskaitymo ciklai gali svyruoti nuo 20 iki 45 dienų, tačiau gali būti lengviau nustatyti 30 dienų intervalo sąskaitos ciklo ataskaitą. Be to, galite siųsti mėnesio atsiskaitymo ciklą siunčiant savo sąskaitos išrašus, o tai reiškia, kad jie bus pradėti nuo pirmos mėnesio dienos arba paskutinės mėnesio dienos.
Pavėluotų mokėjimų tvarkymas
Deja, kartais bus bent vienas klientas, kuris vėluoja atlikti mokėjimus. Galite atsiųsti pavėluotus pranešimus arba net pasiimti telefoną ir skambinti, tačiau dažnai tokiu atveju gali pasirodyti sąskaitos išrašas. Jūsų klientas gali norėti pamatyti, kokie yra mokesčiai. Taip pat galite rasti, kad esate persiųstas į kitą skyrių, kur šie specialistai nori, kad būtų dar neįrašyta elementų.
Jei paskyra dar nesumokama per ilgesnį laiką, tuomet reikės paversti sąskaitą į kolekcijas. Sąskaitos išrašą galima naudoti norint tiksliai nurodyti, kas yra skolinga, nes ji perduota trečiųjų šalių paslaugai, kuri bandys surinkti. Taip pat turėsite išspręsti palūkanas už pavėluotus mokėjimus, kaip nurodyta sąskaitoje faktūroje arba pradinėje sutartyje, kurią pasirašėte su klientu. Jei kada nors turite kreiptis į teismą, būtinas išsamus visų sandorių aprašymas.
Elektroniniai sąskaitų išrašai
Klientai vis labiau remiasi elektroniniais ryšiais, įskaitant sąskaitas ir banko ataskaitas. Kiekvienam klientui galite nurodyti elektroniniu paštu savo sąskaitos išrašą nurodytu laiku, ir tikimybė, kad jie bus patenkinti. Tačiau kai kurios įmonės mano, kad internetinio portalo sukūrimas yra veiksmingesnis. Visiems nuolatiniams klientams bus suteikta galimybė nustatyti vartotojo vardą ir slaptažodį. Jie gali prisijungti taip dažnai, kaip jie nori pasiekti atnaujintą paskyros informaciją, paprašyti produktų ar paslaugų, gauti pagalbos dėl problemos ir dar daugiau.
Didžiausias neigiamas portalo požiūrio aspektas yra tai, kad klientui reikia daugiau pastangų, kad sukurtumėte profilį ir nepamirškite prisijungti. Jei taip sutvarkysite, tai gali padėti įsitikinti, kad klientai bus įspėti kiekvieną kartą, kai bus naujas elementas paskelbtas. Jei tai neįmanoma, elektroninis el.
Sąskaitos saugumo ataskaitos
Bankai supranta, kad tapatybės vagystė yra tikras jų narių rūpestis, ir imasi priemonių, kad informacija būtų kuo saugesnė. Įmonėms šis pats mandagumas turėtų būti taikomas bet kokiems sąskaitoms, kurias siunčiate savo klientams. Apsvarstykite nusikaltėlio protą ir įsitikinkite, kad, jei sąskaita bus neteisinga, pateikta informacija nėra pakankama tapatybės vagystei.
Tai pasakytina ir apie visus jūsų pateiktus elektroninius pranešimus. Jei el. Paštu siunčiate klientams, kad jie žinotų, kad jų pareiškimai yra prieinami, įsivaizduokite, kad trečioji šalis gali gauti prieigą prie šio el. Ar yra pakankamai informacijos apie tapatybės sukčiavimo atvejį? Jei turite persiųsti kliento slaptažodį, nesiųskite slaptažodžio el. Vietoj to, atsiųskite jiems nuorodą, kurią jie gali naudoti norėdami nustatyti naują slaptažodį, ir apsvarstyti galimybę reikalauti identifikuoti informaciją visiems, kuriems reikia iš naujo. Galite paprašyti, kad jie žinotų sąskaitos turėtojo vardą, adresą, motinos mergautinę pavardę ar kitą tikrintojo tipą.
