Planavimas yra viena iš tų kasdienių administracinių užduočių, kurių niekas nenori daryti; tačiau nepavykus sukurti sistemingo būdo įrašyti svarbias datas ir etapus galima sugadinti geriausius planus. Pagrindinis kalendorius turėtų apimti svarbias datas, būti automatizuotas, ir turi apimti žymėjimo sistemą, skirtą pranešti žmonėms apie artėjančias datas. Norint efektyviai sukurti pagrindinį kalendorių, jis turi būti intuityvus, efektyvus ir turėti gerai parašytas procedūras visiems vartotojams.
Paskirti vieną asmenį, turintį atsakomybę už priežiūrą ir atsarginę kopiją. Šis asmuo turėtų būti atsakingas už pagrindinių datų peržiūrą ir įvedimą kalendoriuje prieš platinimą.
Įveskite galutines datas ir terminus. Galutinės datos yra bene svarbiausia priežastis, kodėl reikia sukurti ir palaikyti bendrąjį pagrindinį kalendorių. Šios datos turėtų išsiskirti ir būti užrašytos paryškintu šriftu, spalvotais arba visais dangteliais.
Bendradarbiaudami su specialistais ir pagalbiniais darbuotojais, kad nustatytumėte, kiek laiko reikia pasitikrinti prieš terminą. Tai priklauso nuo veiklos ir organizacijos. Pavyzdžiui, prieš savaitę prieš didelį biudžetų susitikimą galite pateikti priminimą. Tačiau grupės laimingoji valanda gali pareikalauti priminti tik vieną valandą prieš renginį. Jūs taip pat norėsite pastatyti laiko kelionei, jei įvykis nėra tiesioginiame biure.
Nustatykite vartotojų informavimo apie pokyčius procesą. Tai gali būti formalus ar neformalus procesas. Tačiau tai turėtų būti aiškiai nurodyta procedūrose. Taip pat turėsite pateikti būdą, kaip patvirtinti pakeitimus. Tai gali būti greitas el. Laiškas su patvirtinimo prašymu visiems darbuotojams ar susitikimo dalyviams.
Pateikite galimybę įtraukti tolesnes datas. Tolesni datos yra datos, kurios atsiranda po kito susitikimo. Tai yra, jie pridedami prie pirminio susitikimo. Pavyzdys galėtų būti AR (reikalingas veiksmas) finansavimui užbaigti iki kito susitikimo. Galimybė pridėti tolesnes datas iki pradinio susitikimo yra geras būdas automatizuoti procesą ir padidinti efektyvumą kitam susitikimui ar renginiui.
Išspausdinkite pagrindinį kalendorių kasdien ir kas savaitę ir platinkite. Tai priklauso nuo organizacijos.
Padėkite kalendorių į centrinę vietą. Tai gali būti internete, bendrai naudojamame faile arba bendroje skelbimų lentoje.
