Jei jūs kada nors perskaitėte naują pirkimo ir eksploatacijos vadovą ir nuvažiavote labiau supainioti, nei pradėję, jūs nesate vienas. Techninis rašymas gali būti sudėtingas net patyrusiems profesionalams. Tačiau, rašant techninę ataskaitą, svarbu įtraukti atitinkamą dalyką, būti aiškiu ir glaustu, ir organizuoti savo informaciją, kad skaitytojas galėtų jį lengvai suprasti.
Pasirinkus dalyką
Žmonės paprastai rašo technines ataskaitas, kai jie atliko tam tikrą tyrimą ir turi pateikti rezultatus konkrečiai auditorijai. Šie tyrimai gali būti lauko tyrimai - apklausos, interviu ir stebėjimai - arba knygų tyrimai. Nepriklausomai nuo atlikto tyrimo tipo, negalėsite bendrinti visos surinktos informacijos. „Kai kurie patarimai dėl techninės ataskaitos rašymo“, Alan Sherman iš Merilendo universiteto Baltimorės apskrityje siūlo jūsų pranešime daugiausia dėmesio skirti svarbiems išvadoms, kurios rodo, kad jūsų mokslinių tyrimų tema yra įdomi ir svarbi. Taip pat turėtumėte įtraukti tokius elementus kaip mokslinių tyrimų planas ir rekomendacijos, jei jos reikalingos.
Būdamas aiškus ir glaustas
Žmonės neskaito techninių ataskaitų, susijusių su žydiomis kalbomis ar vaizdais. Vietoj to žmonės skaito technines ataskaitas, nes ieško konkrečios informacijos. Būkite aiškūs ir glausti, kai rašote savo ataskaitą. Pagalvokite apie savo auditoriją ir tikslą ir rašykite taip, kad skaitytojai geriausiai suprastų, ką bandote bendrauti. Pavyzdžiui, jei žinote, kad daugelis angliškai kalbančių žmonių kalba kaip antroji kalba, skaitysite jūsų ataskaitą, venkite klišių ir idiomų. Kai tik įmanoma, būkite iki taško, iškirpkite žodžius, sakinius ir punktus, apie kuriuos jums nereikia pranešti apie surinktą informaciją.
Jūsų informacijos organizavimas
Organizacija kritiškai vertina technines ataskaitas. Nesvarbu, ar rašote kaip straipsnį, ar darbo vietos fiskalinę ataskaitą, nesuderinta informacija gali apsunkinti skaitytojų naudojimąsi šia informacija. Auditorija ir tikslas labai įtakoja jūsų ataskaitos organizavimą. Ką auditorija jau žino apie temą, nustatys, ar prieš specifikaciją turite įtraukti foninę informaciją. Jei jūsų ataskaitos tikslas yra pateisinti pinigų panaudojimą ar advokatą, kad būtų imtasi veiksmų, užbaigite pasiūlymą ar apeliacinį skundą ir organizuokite savo ataskaitą apie jūsų paramą šiam veiksmui. Asmenys, rašantys, kaip rašyti gabalus, turi būti tikri, kad žingsniai yra išdėstyti tinkama, chronologine tvarka.
Cituojant išorinius šaltinius
Kadangi informacinės techninės ataskaitos dažnai atskleidžia tyrimų rezultatus, galite paminėti kitų idėjas savo tekstuose. Nesvarbu, ar cituojate, ar apibūdinate šiuos šaltinius, turite suteikti jiems kreditą, nurodydami juos. Jei rašote ataskaitą apie darbą, šiai citatai gali būti rekomenduojama pėdos arba galo taškas. Tačiau, jei rašote ataskaitą mokyklai, jūsų mokytojas arba profesorius paprastai reikalauja, kad naudotumėte esamą citavimo stilių, pvz., „Modern Language Association“ arba „American Psychological Association“ stilių.
