Dauguma verslo funkcijų, kurios nėra nukreiptos į politiką ir procedūras, tampa chaotiškos ir neorganizuotos. Įrašų saugojimas nėra vienas iš įdomiausių verslo aspektų, tačiau jis yra vienas iš svarbiausių dalykų. Organizuota dokumentų saugojimo sistema pašalina nereikalingus įrašus ir apsaugo verslą audito atveju. Žinant, kada jį išlaikyti ir kada jį išmesti, tai yra svarbus žingsnis sėkmingo verslo kūrimo procese.
Universalus saugojimo tvarkaraštis
Visos įmonės turėtų sukurti visoms tarnyboms universalių įrašų saugojimo sistemą. Jis gauna visus tame pačiame puslapyje, kai kalbama apie įrašų saugojimą. Tyrinėkite savo verslo ir veiklos sektoriaus įstatymus ir įstatus. Pavyzdžiui, advokatų kontora gali turėti skirtingus reikalavimus nei maža parduotuvė. Jei reikia, pasikonsultuokite su advokatu, kad sukurtumėte šią sistemą. Indeksuokite planą pagal funkciją ir skyrių. Sudarykite tvarkaraštį ir priskirkite klasifikavimo kodus.
Įrašų inventorius
Įrašų inventorius yra esminis žingsnis valdant išlaikymą. Tai yra tiksli visų jūsų organizacijos įrašų, elektroninių ir popierinių, sąrašas. Į sąrašą turėtų būti įtrauktas kiekvieno įrašo pavadinimas, pvz., „General Ledger“ ir dokumento vieta. Be to, įtraukite įrašų klasifikaciją. Tai bus išlaikymo etalonas, pagrįstas jūsų įmonės tvarkaraščiu. Pavyzdžiui, parašykite skaičiuoklę; pirmoji skiltis būtų pavadinimas „Paskolų mokėjimas senėjimo ataskaita“. Antrojoje stulpelio antraštėje būtų klasifikuojama „Mokėtinos sąskaitos“. 3 skiltis gali būti skyrius „Apskaita“. Likusi skaičiuoklės dalis gali reikšti vietą, „Rytų saugojimo patalpa, ketvirtasis kabinetas“ ir saugojimo kodas „A sąrašas“.
Dokumentų vertinimas
Vertinimo procesas apima įmonės mastu atliekamą patikrinimą vietoje, kad būtų pašalinti dokumentai, viršijantys saugojimo laikotarpį. Ši namų valymo forma pašalina perteklinių įrašų kaupimą. Naudojant įrašų inventoriaus sąrašą, sunaikinkite pasibaigiančius dokumentus. Baigę peržiūrėkite visą saugyklą ir atnaujinkite inventoriaus sąrašą. Per šį laiką išnagrinėkite įstatymus, kad atpažintumėte visus pakeitimus, priimtus po paskutinės peržiūros. Planuokite peržiūrą kasmet, kas ketvirtį arba kas mėnesį.
