Organizacijos, turinčios sutarčių valdymo procesą, gali sutaupyti laiko ir pinigų, todėl turi pranašumą rinkoje. Sveiko sutarčių valdymo proceso pagrindas yra centrinė vieta, kur lengvai pasiekiama visa sutarties kalba.
Analizuokite sutartį
Peržiūrėkite sutartį, kad įsitikintumėte, jog jame yra visa svarbi informacija. Tvirta sutartis aiškiai apibrėžia organizacijų ir asmenų vaidmenis ir atsakomybę. Joje turėtų būti išsamiai išdėstyti visi terminai ir terminai, nustatoma, kaip bus vertinami rezultatai ir aiškiai išdėstytos mokėjimo priemonės.
Suprasti foną
Prireikus laiko aptarti organizacijos viduje, paslaugų teikėjo vaidmuo ir išsivystę santykiai padės apibrėžti sutarties sąlygas. Jei reikia, susitarkite su paslaugų teikėju, kad nustatytumėte neišspręstus klausimus. Tvirti santykiai su paslaugų teikėju gali padėti sudaryti sutartį, kuri būtų naudinga abiem šalims.
Sukurti stebėsenos protokolus
Įsitikinkite, kad yra įdiegtos sistemos, skirtos duomenims rinkti, laiko grafikai stebėti, pranešti apie atlikimą ir tvarkyti buhalterinę apskaitą. Gerai apibrėžtos procedūros taupo laiką ir pinigus.
Gaukite reikalingą dokumentaciją
Susitarimo pradžioje labai svarbu nustatyti visas būtinas licencijas ir dokumentus, patvirtinti, kad visa informacija yra aktuali ir dalintis šia informacija su paslaugų teikėju.
Informuokite visas šalis
Sutarties valdymo grupės nariai ir kiti suinteresuotieji subjektai iš pradžių turėtų būti informuojami apie jų pareigas sutartyje. Įsipareigojimai per visą sutarties galiojimo laikotarpį turėtų būti aiškiai apibrėžti, kad visi komandos nariai suprastų savo pareigas.
Valdyti problemas
Pasirašius sutartį, reikia išspręsti bet kokias neišspręstas problemas, kad jos nesukeltų problemų sutarties galiojimo laikotarpiu. Neišspręstos problemos sutarties pasirašymo metu turėtų būti nurašytos, o sprendimas ir laikas turi būti suderinti. Tai taip pat tinkamas laikas nustatyti sutarties elementus, kurie bus palikti būsimai plėtrai. Bet koks elementas, kuriam reikia pradinės sutarties keitimo, turi būti atidžiai registruojamas ir tvarkomas.
Įvertinkite perėjimą
Kai kuriose sutartyse bus pereinamasis laikotarpis. Šio etapo pabaigoje šalys turėtų susitikti, kad įvertintų bendrą sutarties vykdymą. Kai kuriais atvejais pereinamasis laikotarpis yra tas, kai galutinės sutarties detalės yra užklijuotos; šiais atvejais labai svarbu kruopščiai įvertinti pereinamąjį laikotarpį. Taip pat laikas nustatyti sutartis, pavyzdžiui, išteklius, kurių reikės.
Įvertinkite našumą
Veiklos valdymas turėtų būti nuolatinis per visą sutartį. Nuolatinis veiklos rezultatų vertinimas, tęsiamas darbas ir taisymas, kas nėra, padės iš naujo sukurti sutarties sąlygas, kurios naudingos visoms šalims.
Valdyti variacijas
Į visas sutartis turėtų būti įtrauktos nuostatos dėl pakeitimų, kurie turėtų būti leidžiami tik apibrėžtais atvejais. Sutarčių keitimai visada turėtų būti raštu apibrėžti oficialiu pakeitimu. Visiems variantams turėtų būti taikomas standartinis pakeitimų valdymo procesas.
