Leidimas darbuotojams pirkti be gairių gali padidinti išlaidas ir sumažinti pelno maržą. Išmintingas pirkimas prasideda perkant reikiamą kiekį ir kokybę geriausia kaina ir sukuriama procedūra, leidžianti stebėti pirkimo procesą. Naudojant biudžetą ir nustatant standartinį peržiūros procesą galima atskleisti rinkos tendencijas, kad būtų galima pasinaudoti ir kainodaros struktūromis, kurios kitaip galėtų būti ignoruojamos.
Paruošimas
Parašykite sąrašą, kuriame išdėstomos visos medžiagos ir elementai, kuriuos įmonė turi įsigyti. Grupuokite panašius elementus ir kiekvienai grupei pateikite atitinkamą antraštę. Pvz., Elementai, pvz., Rašikliai, teisinės pagalvėlės ir kopijavimo popierius, būtų nukreipti į „Biuro reikmenys“. Kava, arbata, puodeliai ir plastikiniai šaukštai gali būti išvardyti „Virtuvės reikmenys“. Daiktai, pvz., Rišikliai, DVD ir DVD dėžės, gali eiti po antrašte „Pakuotė“.
Nustatykite visus bendrovės padalinius ar teritorijas, kurios pirks prekes ir dokumentuos prekių grupes, kurias kiekvienas plotas įsigys. Pavyzdžiui, rinkodaros skyrius gali pirkti iš „Pakuočių“ ir „Biuro reikmenų“ antraštės. Administraciniai darbuotojai gali būti vieninteliai, kurie perka „virtuvės reikmenis“, bet taip pat įsigys „biuro reikmenų“.
Suplanuokite kiekvieno departamento pirkimo biudžetą, naudodami įmonės metinį biudžetą kaip pradinį tašką. Nustatykite mėnesio biudžetą kiekvienam departamento pirkimui - tai gali apimti kiekvieno skyriaus vadovo dalyvavimą galutiniam patvirtinimui.
Surinkite tiekėjo informaciją, pvz., Įmonės pavadinimą, adresą, telefono numerius, kontaktinį asmenį ir įmonės sąskaitos numerį. Susieti kiekvieną perkamą elementą su konkrečiu pardavėju arba pardavėju. Tai yra protinga turėti tiekėjų sąrašą kiekvienam elementui, kuris yra trys giliai, kad jei pageidaujamas pardavėjas nebeparduodamas, yra atsarginių pardavėjų, kuriuos norite eiti. Jei norite įsigyti daugiau nei vieną pardavėją, tai užkerta kelią vėlavimui užsakyti. Tai ypač svarbu įmonėse, kuriose dalys ar kiti daiktai turi būti užsakyti ir gauti laiku, kad būtų laikomasi terminų.
Sukurti santykius su pardavėjais, kad būtų deramasi dėl kainų nuolaidų ir tvarkomi specialūs užsakymai. Paskirtas pardavimo atstovas pardavėjo įmonėje gali sutvarkyti ir pagreitinti avarinius užsakymus arba trumpus gamybos laikus.
Rašymo procedūros
Parašykite žingsnis po žingsnio procesą kiekvienam skyriui, kad jis atliktų pirkimus. Apsvarstykite, kaip pirkimas bus paprašytas, patvirtintas, užsakytas, gautas, pristatytas ir apmokėtas. Apsvarstykite galimybę nustatyti įvairių darbuotojų ir darbuotojų lygių pirkimo ribas. Įtraukite ad hoc pirkimų, mokėjimo galimybių ir pirkimų procedūras, dėl kurių gali reikėti atsakyti iš kitų departamentų. Pavyzdžiui, norint įsigyti naujus kompiuterius administraciniame skyriuje, reikės IT padalinio įsitraukimo ir pirkimo, kad įsigytų diegimo elementus, tokius kaip kabeliai, modemai ir maršrutizatoriai.
Sudaryti žingsnis po žingsnio procesą, skirtą pirkimo procesui tvarkyti. Priklausomai nuo verslo poreikių gali reikėti elektroninio pirkimo proceso, o ne popieriaus.
Sukurkite formas, reikalingas kiekvienam pirkimui ar pirkimo standartinės sutarties formos iš biuro tiekėjo. Formos gali apimti pirkimo užklausos formą su leidimo vieta, užsakymo formą, kurią reikia siųsti pardavėjui, formą, skirtą gauti daiktus pagrindiniame sandėlyje, ir kitą, kuri atpažįsta pristatymą prašančiam departamentui.
Sukurti skundų ir atskaitomybės valdymo procesą, peržiūrėti tiekėjų santykius ir nuolaidų struktūras, stebėti pirkimo biudžetus ir peržiūrėti bei gerinti pirkimo procesą. Perkant ir keičiant pirkimo procesą galima gauti geresnį pelną, jei jis bus priimtas metodiškai. Ketvirtiniai ir metiniai atsiliepimai galėtų papildyti įmonės apatinę liniją.
Sukurkite pirkimo procedūrų vadovą, kuriame pateikiami žingsniai po žingsnio vadovams, kurių reikia laikytis. Instrukcijoje turėtų būti pateikti aiškūs veiksmai, kurių kiekvienas darbuotojas turi laikytis, prašydamas gauti, gauti leidimą ir pateikti užsakymą. Ji taip pat turėtų nustatyti tuos, kurie tvarkys procesą, ir yra įgalioti patvirtinti pirkimą, taip pat patvirtintą pardavėjų sąrašą ir formų sąrašą, kuriame parodoma fizinė formų vieta arba kur jie yra įmonės kompiuteriniame tinkle.
