Sąskaita - tai komunikacijos priemonė, kuri klientams pasakoja, ką jūs jiems suteikėte, kiek tai kainuoja ir kaip jie turėtų mokėti. Sąskaitos-faktūros gali būti tokios paprastos kaip ranka užrašytas lapas su keliomis pastabomis arba gali būti sudėtingi, profesionaliai sukurti kompiuteriniai dokumentai. Aiškios ir informatyvios sąskaitos jūsų įmonei suteikia patikimumą. Jie taip pat padeda jums gauti mokėjimą anksčiau, o ne vėliau, leisdami savo klientams žinoti, kada tikitės, kad jie perduos.
Sąskaitų faktūros numeriai
Sąskaitos faktūros yra parašytos eilės tvarka, o sąskaitos faktūros numeris padeda surasti arba nurodyti tam tikrą sąskaitą faktūrą. Jei jūsų sąskaitos faktūros nėra kompiuterizuotos, pateikite jas pagal jų išdavimo tvarką, kad galėtumėte lengvai rasti reikalingą sąskaitą faktūrą. Jei nusipirksite rankiniu būdu užpildytas sąskaitas, jie ateis su iš anksto atspausdintais numeriais, o sąskaitos faktūros bus susietos, taigi jums nereikės atlikti jokių papildomų darbų, kad jie būtų tvarkingi. Jei kuriate kompiuterines sąskaitas faktūras naudodami tokią programinę įrangą kaip „QuickBooks“ arba „Square“, programa atliks jūsų darbą ir išrašys sąskaitas faktūras.
Kai reikia kreiptis į sąskaitą faktūrą, pavyzdžiui, jei klientas turi klausimą apie mokėjimą arba jei gavote čekį ir norite pažymėti sąskaitą faktūrą kaip sumokėtą, tiesiog ieškokite pagal sąskaitos faktūros numerį. Galite pradėti savo sąskaitų seką su bet kuriuo pasirinktu numeriu, net jei rašote pirmąją sąskaitą faktūrą, galite suteikti jai didesnį skaičių, kad jūsų įmonė taptų labiau įsitvirtinusi.
Kas turėtų būti sąskaitoje faktūroje?
Be sąskaitos faktūros numerio, sąskaitoje-faktūroje turi būti visa, ko jums reikia norint perduoti reikiamą informaciją savo klientui, kad galėtumėte gauti mokėjimą. Be to, kad sąskaitoje-faktūroje yra pranešama apie mokėtiną sumą, tai taip pat yra naudinga orientacinė priemonė klientams, kuriems reikia žinoti, ką jie gavo ir kiek. Įtraukite į sąskaitą faktūrą:
- Jūsų įmonės pavadinimas, adresas, telefono numeris ir el.
- Išrašymo data arba data, kada produktas buvo pristatytas. Naudokite vieną pažinčių sistemą arba kitą, bet būkite nuoseklus.
- Jūsų kliento vardas ir atsiskaitymo adresas.
- Jūsų kliento pristatymo adresas.
- Kiekvienos užsakytos prekės kiekis, kiekvieno užsakyto objekto pavadinimas arba inventoriaus numeris, kiekvienos užsakytos prekės vieneto kaina ir bendra kiekvienos prekės kaina, apskaičiuota kiekio padauginus iš vieneto kainos.
- Bendra suma, kurią reikia sumokėti už visus sąskaitos faktūros elementus.
- Mokėtinas pardavimo mokestis, jei taikoma.
- Mokėjimo sąlygos, pvz., Grynųjų pinigų pristatymas arba grynieji 15 (15 dienų mokėti).
Sąskaitų naudojimas sparčiam mokėjimui
Mintys ir atsargumas kuriant sąskaitas gali padėti jums greičiau ir nuosekliau sumokėti. Kuo greičiau išsiųsite sąskaitą faktūrą, tuo greičiau jūsų klientas žinos, kiek mokėti ir kada reikia sumokėti. Nors mokėjimo sąlygos, pvz., Laiko tarpas nuo pristatymo iki mokėjimo, paprastai yra deramasi iš anksto, šių terminų aiškiai ir matomoje sąskaitoje pateikimas gali būti naudingas priminimas. Jei jūsų klientas atsiskaito už ankstesnes sąskaitas faktūras, įskaitant bendrą sumą, kurią reikia sumokėti einamojoje sąskaitoje faktūroje, galite pagreitinti mokėjimą, taupydami klientui žingsnį ieškant ankstesnių likučių.
