Ar jums reikia sukurti savo organizacijos metinę ataskaitą? Nežinote, kaip tęsti? Laimei, galite nutraukti metinio pranešimo kūrimo procesą į mažus, lengvai sekančius veiksmus. Geriausia, kad metinės ataskaitos tvarkymas leis jums susisiekti su pagrindiniais jūsų organizacijos sprendimų priėmėjais. Jūs galite tarnauti svarbiame, aukšto rango vaidmenyje, kuris skatina jūsų karjerą ir įrodo, kad tai vertinga organizacijai. Vadovaudamiesi šiomis rekomendacijomis, kurdami metinę ataskaitą, rasite pagalbos.
Pradėkite nuo numerių. Beveik visos metinės ataskaitos yra susijusios su finansiniais duomenimis net ir ne pelno organizacijose. Susipažinkite su savo organizacijos finansų patarėjais ir (arba) buhalteriais, kad peržiūrėtumėte praėjusių metų finansinius rezultatus, ir nustatykite, kokią informaciją reikia įtraukti į šių metų ataskaitą. Jūsų organizacijos finansinė padėtis padės jums pasirinkti metinio pranešimo temą ir išvaizdą.
Atkreipkite dėmesį, kad tikslus finansinės ataskaitos turinys gali skirtis priklausomai nuo organizacijos dydžio, verslo modelio ir pelno / ne pelno statuso. Pasitarkite su finansų ir teisės patarėjais, kad patvirtintumėte, kurie iš šių elementų yra: Pajamų ataskaita --- pagrindinė organizacijos finansinio stabilumo ataskaita. Jame nurodomi pinigų šaltiniai, išlaidos ir grynosios pajamos arba nuostoliai per metus. Balansas --- pateikia bendrą organizacijos finansinės padėties vaizdą. Jame išvardijami organizacijos turtas ir įsipareigojimai (mokėtinos sumos). Pelno siekiančiose organizacijose balanse bus pateikiama akcininkų nuosavybės ataskaita. Tai iš esmės kelia tam tikrą skaičių akcininkų vertės, atimant įsipareigojimus iš turto. Pinigų srautų ataskaita --- praneša apie tai, kaip pinigai perkeliami per organizaciją ir kiek pinigų yra. Rizikos --- verslo rizikos, kurią organizacija susiduria ar gali susidurti ateityje, santrauka. Pastabos --- apima organizacijos apskaitos praktikos paaiškinimus, paaiškinamos bendrosios apskaitos praktikos išimtys ir aprašoma, kaip surinkta finansinė informacija. Viešai prekiaujančios bendrovės turi pateikti vyresniųjų vadovų ataskaitą, patvirtinančią, kad vidaus apskaitos kontrolė atitinka „Sarbanes-Oxley“ įstatymo reikalavimus.
Sukurkite biudžetą. Naudokite ankstesnių metų ataskaitos išlaidas, jei tokios yra, kaip atskaitos tašką. Toliau apsvarstykite dabartinius poreikius. Paklauskite, ar reikės profesionalios fotografijos? Rašymo pagalba? Ar norite spausdinti ir išsiųsti ataskaitą ir / arba paskelbti ją svetainėje? Kokią techninę pagalbą jums reikės? Kiek kainuos spausdinimo ir pašto išlaidos?
Pasirinkite metinio pranešimo turinio ir dizaino toną ir temą. Ar organizacija buvo gerai? Tada suplanuokite puikų toną ir šviesų, spalvingą dizainą. Jei organizacija susidūrė su sunkumais arba sukrėtė audrą, prasmingesnis atspalvis ir juodai baltas dizainas.
Suplanuokite turinį. Peržiūrėkite metų veiklą. Skaitykite naujausius informacinius biuletenius, pranešimus spaudai ir naujienų sklaidą. Kokie buvo pagrindiniai pasiekimai ir etapai? Kas buvo aukšto lygio atlikėjai ir skirtumų kūrėjai? Naudokite savo atsakymus, kad parengtumėte metinės ataskaitos turinio planą.
Pradėkite viršuje. Pradėkite metinę ataskaitą su organizacijos vadovo (valdybos pirmininko, prezidento ar vykdomojo direktoriaus) raide ar stulpelyje. Vykdomosios valdybos pranešimas turėtų pateikti metų veiklos ir pasiekimų apžvalgą. Ji taip pat turėtų apibendrinti finansinius rezultatus, kaip supranta bendrasis skaitytojas.
Suteikite kreditą. Įtraukite vadovavimo ir pagrindinių darbuotojų pelno siekiančių organizacijų, donorų ir savanorių pripažinimą nepelno organizacijose.
Peržiūrėkite savo planą vadovaujant. Būtinai įsigykite biudžetą, toną ir išvaizdą. Visų pirma įsitikinkite, kad finansinės informacijos pateikimas atitinka vykdomosios valdžios patvirtinimą. Atminkite, kad vadovybė tikriausiai norės pasirašyti galutinį turinį ir dizainą prieš paskelbimą ir platinimą.
Parengti ataskaitą. Jei jūsų organizacijai trūksta rašytojų, fotografų ir dizainerių, jums gali tekti dirbti patys arba rasti savanorių. Rinkodaros komunikacijos įmonės ir profesionalūs laisvai samdomi vertėjai taip pat yra pagalbos šaltiniai. Jei planuojate spausdinti ir išsiųsti pranešimą, gaukite kelių spausdintuvų ir pašto namų kainas. Tai gali padėti ir rengiant metinę ataskaitą.
