Nepelno metinė ataskaita yra efektyviausia, kai ji yra parašyta ir suprojektuota atsižvelgiant į dokumento svarbą ir naudojimą. Dokumentas yra ataskaitų kortelė, patvirtinimas donorams ir kitiems rėmėjams, galimybė dalytis informacija su ne pelno bendruomene ir rinkodaros priemonė, skirta pritraukti naujų rėmėjų. Metiniai ataskaitų skaitytojai ieško informacijos apie programas, klientus ir pajamas. Gerai suprojektuoti metiniai pranešimai apima pasakojimo, nuotraukų, sąrašų ir finansinių duomenų grafinių vaizdų pusiausvyrą. Gerai parašyta metinė ataskaita atskleidžia individualias istorijas už pyragų diagramų ir donorų sąrašų.
Nustatykite savo metinės ataskaitos turinį. Nesvarbu, ar jūsų leidinys yra storas, blizgus žurnalas, ar keturių puslapių informacinis biuletenis, jūsų skaitytojai savo metinėje ataskaitoje ieškos konkrečios informacijos: puslapio, vieno laiško iš ne pelno valdybos pirmininko ar vadovo, ataskaitas apie organizacinius pasiekimus, ataskaitas iš specialios programos ar pagrindiniai skyriai, finansinės ataskaitos, valdybos narių ir pagrindinių darbuotojų sąrašas, ir donorų sąrašas, suskirstytas pagal sumą ir pagal abėcėlę pagal pavadinimą.
Naudokite aiškų, paprastą ir sąžiningą rašymą su neoficialiu, tačiau profesionaliu tonu. Pateikite aiškius faktus ir naudokite atsipalaiduotą ir asmeninį toną, kad galėtumėte rašyti apie pasiekimus ir asmenines istorijas, kurios apibūdina poveikį klientams ir bendruomenei.
Pasirinkite žodžius savo rašte, kurie perteikia pozityvumą, pasididžiavimą ir įsipareigojimą savo misijai. Venkite bereikalingo dramatiško rašymo, bet dalinkitės informacija, kuri įtraukia skaitytoją ir kreipiasi į donorus, kurie jaučiasi partnerystės jausmą jūsų darbe. Pavyzdžiui, pasakykite vieno kliento istoriją, kad apibūdintumėte programos pasiekimus ir sujungtumėte veiklą su savo organizacijos misija.
Įtraukite keletą šoninių juostų, kad būtų paryškinti svarbūs programos ataskaitų duomenys, pvz., Klientų suskirstymas pagal amžių ir tautybę arba darbo paieškos programos dalyviai ir jų būklė metų pabaigoje. Ši apibendrinta informacija padeda skaitytojams suvokti straipsnių apatinę eilutę ir prideda žmogaus perspektyvą.
Parodykite savo finansinės informacijos vaizdus naudodami savo finansinės ataskaitos duomenis, kad būtų rodomos tendencijos, sumos ir suvestinės. Pvz., Sukurkite pyragų diagramą, kurioje rodomas kiekvienos departamento naudojamas biudžeto procentas arba juostos diagrama, rodanti pokyčius per pastaruosius ketverius metus. Naudokite teksto laukelį, kad išvardytumėte visas lėšas, gautas iš skirtingų tipų donorų, pvz., Fondo ir individualių. Finansiniai vaizdai skaitytojams suteikia įsimintinų vaizdų.
Pasirinkite nuotraukas, kurias naudosite, kad sužinotumėte istorijas. Galite naudoti namų nuotraukas, kurias jūsų organizacija padėjo pastatyti, mokinius po mokyklos, savo gelbėjimo prieglobstį turinčius gyvūnus, medžius, apsodintus rajono mokyklose, arba darbuotojus, organizuojančius pasivaikščiojimą.
Patarimai
-
Pasirinkite formatavimą pagal metinio pranešimo ilgį ir turinį. Ilga ataskaita gali būti naudinga skyriams, pvz., Programoms, pasiekimams, finansams ir donorams. Galite pasirinkti suskaidyti tekstą, sukeldami nuotraukas ir grafiką per visą veikiančią naratyvą, atskirtą tik pagal antraštes.
Tipiški metiniai ataskaitų skaitytojai labiausiai domina generalinio direktoriaus ar valdybos pirmininko laiškas, skaitytojo vardas donorų sąraše, nuotraukų antraštės ir finansiniai duomenys pagal „Board Café“ „Blue Avocado“ svetainėje.
