Ataskaitos yra dažniausias informacijos sklaidos būdas verslo pasaulyje. Faktinės ataskaitos analizuoja ir apibūdina situaciją ir apima daug tikslių duomenų. Sėkmingas pranešimo rašytojas žino, kad ataskaitos rašymas yra tik proceso pabaiga. Jie planuoja savo ataskaitą, atsižvelgia į jo tikslą ir kas ketina jį perskaityti ir nuspręsti, ką įdėti į jį ir kaip ją veiksmingai organizuoti. Veiksmingai parašyta ir gerai pristatyta faktinė ataskaita yra kruopščiai suplanuoto proceso rezultatas.
Nustatykite skaitytoją ir nustatykite tikslus
Apsvarstykite skaitytojo žinias
Apsvarstykite, ką skaitytojas jau žino. Bendros faktinių ataskaitų problemos yra pervertintos ir nepakankamai įvertintos skaitytojo žinios. Paprasta informacija yra lengva užvaldyti žargono žmones ar pagimdyti juos. Pabandykite sužinoti, kiek jūsų skaitytojas jau žino ir bendrauja tinkamu žinių lygiu.
Suprasti savo skaitytojo interesus
Pagalvokite apie skaitytojo poziciją. Skaitytojas gali turėti ypatingų interesų, mėgstamų ar nemėgstamų. Suprasti, ką jūsų skaitytojas tikrai nori. Pateikite ataskaitą, kuri bus patraukli jų požiūriui, arba ji gali neskaityti. Apsvarstykite, ar asmuo, skaitantis pranešimą, tai padarys remdamasis išankstinėmis idėjomis apie turinį.
Nuspręskite, kokių žinių reikia skaitytojui
Nuspręskite, kokias faktines žinias turi skaitytojas. Apsvarstykite, kiek reikia pateikti foninę informaciją arba apibrėžti techninius terminus.
Apsvarstykite norimus faktus
Pažvelkite, kokie faktai skaitytojas nori mokytis. Pagalvokite, kaip tai pateiks jūsų pateikiami faktiniai duomenys. Kartais procesas gali parodyti, kad ataskaita visai nebūtina arba kad tikslą geriausiai galima pasiekti kitu būdu.
Medžiagos, struktūra ir stilius
Pasirinkite medžiagą atsargiai
Atidžiai pasirinkite savo medžiagą. Laikykite jį paprastą ir pagrindite savo išvadas. Supaprastinkite, kiek įmanoma. Išmeskite pašalinę medžiagą ir sutelkti dėmesį į esminius dalykus. Pagrįskite savo išvadas faktais ir valstybe, kur juos radote. Sukurkite faktus į logišką ir nuoseklų atvejį, kad jūsų skaitytojas galėtų pasiekti tas pačias išvadas.
Suplanuokite ataskaitos struktūrą
Suplanuokite ataskaitos struktūrą. Faktai turėtų būti krypčių rinkinys, kuriuo skaitytojas pasieks jūsų išvadą. Pradėkite nuo ataskaitos padalijimo į pagrindines dalis. Kiekvienas subjektas gali būti suskirstytas taip. Šie padaliniai gali tapti jūsų pranešimo antraštėmis.
Sudarykite sąrašą po kiekvienu tašku, kurį norite parodyti, ir atkreipkite dėmesį į informaciją, kuri jums bus reikalinga. Surinkite taškus logine seka, kuri atitinka jūsų tikslus.
Taikyti tinkamą stilių
Taikykite tinkamą stilių. Nors ataskaitose laikomasi griežtų konvencijų, yra vietos asmeniniam stiliui. Efektyviose ataskaitose naudojamas kūrimo ir performulavimo procesas. Pasirinkite savo skaitytojui pažįstamą terminologiją. Techniniai terminai yra naudingi kitiems specialistams, tačiau kiti bus painūs.
Naudokite tinkamus pristatymo metodus
Panaudoti tinkamus pateikimo būdus. Ataskaitose pateikiamos lentelės, grafikai, juostų diagramos ar kitos diagramos, skirtos pateikti duomenis.
Laikykitės ataskaitų rašymo konvencijų
Paruoškite pavadinimo puslapį
Paruoškite titulinį puslapį. Tai paprastai apima pavadinimą, subtitrus, datą, autoriaus vardą ir pareigas įmonėje. Ji taip pat nurodys, kas gauna faktinę ataskaitą. Jame taip pat gali būti nuorodos numeris arba kita klasifikavimo forma.
Parašykite santrauką
Parašykite santrauką. Tai ypač svarbu, jei pranešimas yra ilgas. Tai suteikia užimtas žmonėms pranešimą apie pagrindą, be to, jie turi viską perskaityti. Patraukli santrauka gali paskatinti žmones perskaityti visą ataskaitą.
Įtraukti turinio puslapį
Įtraukite turinio puslapį. Tai atskiras puslapis, kuriame išvardijami pagrindiniai skyriai, skyriai, poskyriai ir priedai. Jame taip pat pateikiami puslapių numeriai ir nurodomi ryšiai tarp sekcijų.
Parašykite įvadą
Naudokite įvadą, kad paaiškintumėte faktinės ataskaitos tikslą. Tai suteikia pagrindinę informaciją ir paaiškina, kodėl tai būtina. Įvadas nurodo ataskaitos tikslą, užrašytus žmones ir jos apimtį.
Organizuokite ataskaitos kūną
Organizuokite ataskaitos kūną. Tai yra jūsų išsamūs faktai ir išvados, parodo, kaip jie buvo gauti, ir nurodo padarytas išvadas. Pateikite savo išvadas. Apibendrinkite pagrindinius savo ataskaitos faktus ir pateikite jiems svarų sprendimą.
Patarimai
-
Pabandykite gauti kitų ataskaitų, parašytų tikslinei auditorijai, kopijas. Tai suteiks jums aiškų supratimą apie tai, ko tikitės iš jūsų.
